Tin tức & cẩm nang

Cách chọn Employer of Record tại Việt Nam: Danh mục thẩm định trước khi ký

Người viết Nguyễn Quốc Trung — Phó Tổng Giám đốc · Cập nhật 2026-09-02

Chọn một Employer of Record tại Việt Nam là quyết định thẩm định, không chỉ là cuộc so sánh giá — bởi theo pháp luật Việt Nam, bên khách hàng phải chịu trách nhiệm liên đới, đối mặt với xử phạt hành chính cùng việc truy nộp tiền lương và bảo hiểm theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (có hiệu lực ngày 10 tháng 9 năm 2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP) nếu thỏa thuận bị cấu trúc sai — nên danh mục dưới đây biến lựa chọn đó thành bảy câu hỏi cần đặt ra trước khi ký.

Danh mục dưới đây biến quyết định đó thành bảy câu hỏi cụ thể. Mỗi điểm được nêu dưới dạng một câu hỏi bạn nên đặt ra với bất kỳ nhà cung cấp nào bạn đang cân nhắc. Ở những chỗ hữu ích, chúng tôi nêu cách Nhân Kiệt trả lời, kèm những dữ kiện bạn có thể tự kiểm chứng độc lập — một số giấy phép, một năm thành lập, các chứng nhận ISO, một danh sách chi nhánh.

Vì sao nhà cung cấp bạn chọn lại trở thành rủi ro pháp lý của chính bạn?

Việt Nam không có khung pháp lý riêng cho "Employer of Record" — thuật ngữ này là nhãn quốc tế, không phải một loại hình trong pháp luật Việt Nam, và không tồn tại "giấy phép EOR". Do đó, một thỏa thuận EOR buộc phải đặt bên trong một trong hai con đường pháp lý được công nhận. Nếu đặt sai, rủi ro không chỉ thuộc về nhà cung cấp.

Bên khách hàng phải chịu trách nhiệm liên đới đối với một thỏa thuận cho thuê lại lao động trá hình: cả hai bên đều có thể bị xử phạt hành chính theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (có hiệu lực ngày 10 tháng 9 năm 2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP), cộng thêm việc truy nộp tiền lương và bảo hiểm. Vì rủi ro là chung, việc chọn đúng cấu trúc ngay từ đầu bảo vệ chính giám đốc, trưởng bộ phận nhân sự và bộ phận pháp chế của bạn — chứ không chỉ nhà cung cấp. Đó là lý do vì sao thẩm định nhà cung cấp cũng chính là thẩm định sự tuân thủ của chính bạn.

Câu hỏi 1 — Nhà cung cấp có pháp nhân Việt Nam của riêng mình và giấy phép cho thuê lại lao động không?

Hãy yêu cầu nêu rõ pháp nhân sẽ thực sự ký hợp đồng lao động, mã số thuế của pháp nhân đó, và — nếu bất kỳ phần công việc nào do bạn điều hành hằng ngày — số giấy phép cho thuê lại lao động. Một nhà cung cấp không thể nêu tên pháp nhân và giấy phép của chính mình có thể đang giao lại quan hệ lao động cho một bên thứ ba mà bạn chưa bao giờ thẩm định.

Nhân Kiệt trả lời bằng những dữ kiện có thể kiểm chứng: pháp nhân ký hợp đồng là Công ty TNHH Cung ứng Nhân lực Nhân Kiệt (Nhan Kiet Manpower Supply Company Limited), mã số thuế 0308022768, thành lập tháng 4 năm 2009 (nay là năm hoạt động thứ 17), nắm giữ giấy phép cho thuê lại lao động số 15/2019/SHCM (cấp lần đầu là số 029/LĐTBXH năm 2015). Công ty được chứng nhận ISO 9001:2015, ISO 45001 và ISO 14001. Đây là những con số bạn có thể đối chiếu với hồ sơ công khai chứ không phải tin theo lời nói. Xem thêm tại trang dịch vụ Employer of Record tại Việt Nam.

Câu hỏi 2 — Hợp đồng của bạn sẽ nằm trong khung pháp lý nào trong hai khung, và họ có nói cho bạn biết trước khi ký không?

Một thỏa thuận EOR tại Việt Nam phải nằm trong một trong hai khung, và khác biệt nằm ở chỗ bên nào điều hành công việc hằng ngày:

• Cho thuê lại lao động — các Điều 52–57 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP. Bên khách hàng trực tiếp điều hành công việc. Hình thức này giới hạn trong 20 nhóm công việc tại Phụ lục II, tối đa 12 tháng cho mỗi người lao động (Điều 53), và cần giấy phép cho thuê lại lao động.
• Hợp đồng dịch vụ theo Luật Thương mại — nhà cung cấp bố trí, quản lý và giám sát nhân sự và chịu trách nhiệm về kết quả. Không giới hạn danh mục công việc và không giới hạn thời hạn, nhưng bên khách hàng không điều hành từng người lao động.

Câu hỏi đúng là liệu nhà cung cấp có xác định và nói cho bạn biết con đường nào áp dụng trước khi bạn ký hay không — chứ không phải sau khi phát sinh tranh chấp. Nhân Kiệt vận hành cả hai con đường và xác định con đường nào phù hợp với trường hợp của bạn ngay từ đầu, bởi vì, như Câu hỏi 1 đã chỉ ra, bên khách hàng chịu trách nhiệm liên đới nếu cấu trúc sai.

Câu hỏi 3 — Phí dịch vụ có được liệt kê chi tiết và khống chế trần không? Có khoản đặt cọc, phí tiếp nhận, phí kết thúc hay phí quy đổi ngoại tệ nào không?

Hãy yêu cầu báo phí bằng văn bản, tách riêng khỏi tiền lương, và hỏi cụ thể về mọi khoản cộng thêm có thể có — đặt cọc, phí tiếp nhận, phí kết thúc, phí duy trì pháp nhân và chênh lệch tỷ giá ngoại tệ — và mỗi khoản đã bao gồm hay tính riêng. Một con số "trọn gói" duy nhất có thể che giấu các khoản này.

Phí dịch vụ của Nhân Kiệt là 5% lương gộp mỗi người mỗi tháng, với mức sàn 900.000 đồng và mức trần 2.530.000 đồng mỗi người mỗi tháng. Phần lương vượt trần đóng bảo hiểm xã hội 50.600.000 đồng/tháng (từ ngày 01/07/2026, Nghị định 161/2026/NĐ-CP) không phát sinh thêm phí, nên phí của một người không bao giờ vượt mức trần dù lương cao đến đâu. Không có đặt cọc, không phí tiếp nhận, không phí kết thúc, không phí thành lập hay duy trì pháp nhân, và không phí ngoại tệ. Nhân sự có thể bắt đầu làm việc trong 5–7 ngày làm việc, so với 2–6 tháng thường cần để tự thành lập pháp nhân của bạn. Bạn có thể tự ước lượng tổng chi phí người sử dụng lao động bằng công cụ tính chi phí lao động Việt Nam miễn phí.

Câu hỏi 4 — Bạn có nhận được hóa đơn giá trị gia tăng và bảng kê minh bạch những khoản đã chi thay bạn không?

Hãy hỏi liệu bạn có nhận được hóa đơn giá trị gia tăng đúng quy cách cho phí dịch vụ hay không, và liệu tiền lương, bảo hiểm và thuế chi thay bạn có kèm bảng kê từng dòng hay không. Không có chứng từ, bạn không thể đối soát số tiền rời khỏi tài khoản của mình với số tiền đến tay nhân viên và cơ quan chức năng.

Mỗi tháng, Nhân Kiệt xuất hóa đơn giá trị gia tăng cho phí dịch vụ, trong khi tiền lương và các khoản đóng bắt buộc chi thay bạn được kèm bảng kê chi trả thể hiện riêng lương gộp, từng cấu phần bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân và phí dịch vụ. Khoản tiền lương bạn chuyển trước mỗi kỳ là tiền lương của nhân viên bạn, không phải khoản đặt cọc giữ lại — nó đi thẳng vào lương và các khoản đóng bắt buộc. Phần cộng thêm của người sử dụng lao động theo luật là 21,5% bảo hiểm (BHXH 17%, bảo hiểm tai nạn lao động và bệnh nghề nghiệp 0,5%, BHYT 3%, BHTN 1%) cộng thêm 2% kinh phí công đoàn (Luật Công đoàn 2024, số 50/2024/QH15), khoản này bắt buộc kể cả khi chưa có công đoàn cơ sở.

Câu hỏi 5 — Ai vận hành hằng ngày, và họ đặt tại đâu?

Hãy hỏi những người thực hiện việc tính lương của bạn thực sự ngồi ở đâu, múi giờ nào, và hỗ trợ người lao động của bạn bằng ngôn ngữ gì. Một EOR chỉ là vỏ ký hợp đồng — với phần vận hành thuê ngoài nơi khác — sẽ lúng túng khi một người lao động thắc mắc về lương hoặc một hồ sơ bảo hiểm bị sai.

Nhân Kiệt vận hành tại Việt Nam với hơn 200 nhân sự vận hành và văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh, Bình Dương, Đồng Nai, Bình Phước, Hà Nam, Bắc Ninh, Đà Nẵng, Quảng Ngãi, Hải Phòng và Hà Nội — mười địa điểm trên khắp cả nước. Công ty sử dụng hơn 40.000 lao động tại 34 tỉnh, thành phố cho hơn 500 doanh nghiệp khách hàng, và hỗ trợ người lao động bằng tiếng Việt để bộ phận nhân sự của bạn không phải là tuyến đầu cho các câu hỏi tại chỗ. Báo cáo hằng tháng được cung cấp bằng tiếng Anh cho trụ sở chính. Đây là nền tảng cung ứng lao động và vận hành đứng sau dịch vụ EOR.

Câu hỏi 6 — Nhân sự và khách hàng thực sự nhận được công nghệ gì?

Hãy hỏi người lao động và khách hàng mỗi bên nhận được phần mềm gì, và có tính thêm phí không. Chấm công, phiếu lương và phê duyệt chỉ nằm trong bảng tính tạo ra rủi ro đối soát và làm chậm việc giải quyết tranh chấp.

Nhân Kiệt bao gồm, không tính thêm phí: chấm công nhận diện khuôn mặt và GPS; ứng dụng HRNK dành cho người lao động (chấm công, lịch ca, sổ nghỉ phép, đề nghị, phiếu lương điện tử và tra cứu bảo hiểm xã hội); một cổng quản lý dành cho khách hàng để phê duyệt đề nghị và bảng công và xác nhận tính lương; hồ sơ người lao động trực tuyến; và ứng lương theo ngày cho người lao động. Khách hàng mới còn được đối soát hàng loạt căn cước công dân sang mã số thuế, xác thực hàng loạt tài khoản ngân hàng, và 50 hợp đồng lao động điện tử đầu tiên miễn phí. Hãy đề nghị một nhà cung cấp trong danh sách rút gọn trình diễn ứng dụng người lao động và cổng khách hàng trực tiếp, thay vì mô tả — một bản demo chạy được là cách nhanh nhất để phân biệt một nền tảng thật với một bộ slide.

Câu hỏi 7 — Bạn có thể kiểm chứng năng lực đã có của nhà cung cấp không?

Hãy yêu cầu những dữ kiện bạn có thể kiểm chứng, không phải những tính từ. Một năm thành lập, một số giấy phép, các chứng nhận ISO, một danh sách chi nhánh và các khách hàng tham chiếu nêu tên đều có thể kiểm chứng; "nhà cung cấp hàng đầu" thì không.

Hồ sơ có thể kiểm chứng của Nhân Kiệt bao gồm hoạt động năm thứ 17 kể từ tháng 4 năm 2009, giấy phép cho thuê lại lao động số 15/2019/SHCM, và chứng nhận ISO 9001:2015, ISO 45001 và ISO 14001. Các doanh nghiệp gồm Samsung, LG, VinFast, Siemens, POSCO, Panasonic, LEGO, Pandora, Viettel, Vietnam Airlines, Vietcombank, Abbott, Masan, Vinamilk, Acecook, Mondelez, DHL, AEON, Shopee, Lazada và Tiki đã sử dụng dịch vụ của Nhân Kiệt. Nhiều khách hàng nước ngoài đến thăm trụ sở chính để tận mắt xem đội ngũ vận hành, hồ sơ pháp lý và hệ thống trước khi giao việc tính lương tại Việt Nam — bản thân đây cũng là một bước thẩm định hợp lý nên yêu cầu ở bất kỳ nhà cung cấp nào.

Những câu hỏi người sử dụng lao động nước ngoài thường đặt ra

Một thỏa thuận EOR tại Việt Nam có hợp pháp không?

Có, khi hợp đồng được đặt trong một trong hai khung được công nhận. Việt Nam không có luật riêng về EOR, nên thỏa thuận buộc phải nằm trong hoặc cho thuê lại lao động (các Điều 52–57 Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 145/2020/NĐ-CP, yêu cầu giấy phép cho thuê lại lao động) hoặc hợp đồng dịch vụ theo Luật Thương mại. Đặt đúng khung là điều giữ cho thỏa thuận hợp pháp — và tránh rủi ro trách nhiệm liên đới theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP.

Bên khách hàng có thực sự cùng chịu rủi ro pháp lý không?

Có. Đối với một thỏa thuận cho thuê lại lao động trá hình, trách nhiệm thuộc về cả hai bên: xử phạt hành chính theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP (có hiệu lực ngày 10 tháng 9 năm 2026, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP), cộng thêm việc truy nộp tiền lương và bảo hiểm. Đây chính là lý do vì sao câu hỏi về cấu trúc ở Câu hỏi 2 lại quan trọng trước khi bạn ký, chứ không phải sau.

---

Để trao đổi khung nào phù hợp với các vị trí của bạn và nhận báo giá bằng văn bản, xin liên hệ ông Nguyễn Quốc Trung, Phó Tổng Giám đốc, số +84 908 636 108 hoặc [email protected] (văn phòng +84 28 3505 4224).

← Các bài viết khác