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Comment choisir un Employer of Record au Vietnam : une liste de contrôle de due diligence

Par Nguyễn Quốc Trung — Directeur général adjoint · Mis à jour 2026-09-02

Choisir un Employer of Record au Vietnam est une décision de due diligence, et pas seulement une comparaison de prix — car, selon le droit vietnamien, le client partage une responsabilité solidaire, avec des sanctions administratives ainsi que le rappel des salaires et des cotisations au titre du décret 283/2026/NĐ-CP (en vigueur le 10 septembre 2026, remplaçant le décret 12/2022/NĐ-CP) si le dispositif est mal structuré — la liste de contrôle ci-dessous transforme donc ce choix en sept questions à poser avant de signer.

La liste de contrôle ci-dessous transforme cette décision en sept questions concrètes. Chaque point est formulé comme une question à poser à tout prestataire que vous évaluez. Lorsque cela est utile, nous indiquons comment Nhan Kiet y répond, avec des faits que vous pouvez vérifier de manière indépendante — un numéro de licence, une année de création, des certificats ISO, une liste d'agences.

Pourquoi le prestataire que vous choisissez devient-il votre propre risque juridique ?

Le Vietnam ne dispose d'aucun cadre juridique spécifique à l'« Employer of Record » — le terme est une appellation internationale, non une catégorie du droit vietnamien, et aucune « licence EOR » n'existe. Un dispositif EOR doit donc s'inscrire dans l'une des deux voies juridiques reconnues. S'il est placé dans la mauvaise, l'exposition n'est pas celle du seul prestataire.

Le client supporte une responsabilité solidaire en cas de dispositif de location de main-d'œuvre déguisée : les deux parties peuvent encourir des sanctions administratives au titre du décret 283/2026/NĐ-CP (en vigueur le 10 septembre 2026, remplaçant le décret 12/2022/NĐ-CP), en plus du rappel des salaires et des cotisations. Parce que le risque est partagé, choisir la bonne structure dès le départ protège votre propre dirigeant, votre responsable RH et votre conseil juridique — et pas uniquement le fournisseur. C'est pourquoi la due diligence sur le prestataire est une due diligence sur votre propre conformité.

Question 1 — Le prestataire dispose-t-il de sa propre entité vietnamienne et d'une licence de location de main-d'œuvre ?

Demandez l'entité juridique qui signera effectivement le contrat de travail, son code fiscal et — si une partie du travail est dirigée par vous au quotidien — son numéro de licence de location de main-d'œuvre. Un prestataire incapable de nommer sa propre entité et sa licence sous-traite peut-être la relation de travail à un tiers que vous n'avez jamais évalué.

Nhan Kiet répond par des faits vérifiables : l'entité contractante est Nhan Kiet Manpower Supply Company Limited, code fiscal 0308022768, fondée en avril 2009 (aujourd'hui dans sa 17e année), titulaire de la licence de location de main-d'œuvre n° 15/2019/SHCM (initialement délivrée sous le n° 029/LĐTBXH en 2015). Elle est certifiée ISO 9001:2015, ISO 45001 et ISO 14001. Ce sont des numéros que vous pouvez vérifier dans les registres publics plutôt que de les accepter sur parole. Pour en savoir plus, consultez la page de service Employer of Record au Vietnam.

Question 2 — Dans lequel des deux cadres juridiques votre contrat s'inscrira-t-il, et vous le diront-ils avant la signature ?

Un dispositif EOR au Vietnam doit s'inscrire dans l'un des deux cadres, et la différence tient à la partie qui dirige le travail au quotidien :

• Détachement / location de main-d'œuvre — articles 52 à 57 du Code du travail de 2019 et décret 145/2020/NĐ-CP. Le client dirige directement le travail. Ce cadre est limité aux 20 catégories d'emploi de l'annexe II, plafonné à un maximum de 12 mois par salarié (article 53), et exige une licence de location de main-d'œuvre.
• Un contrat de service au titre de la loi commerciale — le prestataire affecte, gère et supervise le personnel et répond du résultat. Il n'y a ni limite de liste d'emplois ni limite de durée, mais le client ne dirige pas individuellement les salariés.

La bonne question est de savoir si le prestataire déterminera et vous indiquera la voie applicable avant que vous ne signiez — et non après un litige. Nhan Kiet exploite les deux voies et établit d'emblée celle qui convient à votre cas, car, comme le montre la Question 1, le client supporte une responsabilité solidaire si la structure est erronée.

Question 3 — Les honoraires de service sont-ils détaillés et plafonnés ? Y a-t-il des frais de dépôt de garantie, d'intégration, de sortie ou de change ?

Demandez les honoraires par écrit, distincts de la paie, et interrogez précisément sur chaque supplément possible — dépôts de garantie, frais d'intégration, frais de sortie, frais de maintien d'entité et marges de change — et sur le fait que chacun soit inclus ou facturé séparément. Un chiffre unique « tout compris » peut les dissimuler.

Les honoraires de service de Nhan Kiet s'élèvent à 5 % du salaire brut par personne et par mois, avec un plancher de 900 000 VND et un plafond de 2 530 000 VND par personne et par mois. La part de salaire supérieure au plafond de l'assurance sociale de 50 600 000 VND/mois (à compter du 01/07/2026, décret 161/2026/NĐ-CP) ne génère aucun honoraire supplémentaire : les honoraires d'une personne ne dépassent donc jamais le plafond, quel que soit le niveau de salaire. Il n'y a aucun dépôt de garantie, aucun frais d'intégration, aucun frais de sortie, aucun frais de création ou de maintien d'entité, et aucun frais de change. Le personnel peut démarrer en 5 à 7 jours ouvrés, contre les 2 à 6 mois habituellement nécessaires pour créer votre propre entité. Vous pouvez estimer vous-même le coût patronal total ; notre équipe peut vous fournir un chiffrage détaillé sur demande.

Question 4 — Recevrez-vous une facture avec TVA et un détail transparent de ce qui a été payé en votre nom ?

Demandez si vous obtenez une facture avec TVA en bonne et due forme pour les honoraires de service, et si la paie, les assurances et l'impôt payés en votre nom sont accompagnés d'un relevé ligne par ligne. Sans documentation, vous ne pouvez pas rapprocher ce qui a quitté votre compte de ce qui a atteint vos salariés et les administrations.

Chaque mois, Nhan Kiet émet une facture avec TVA pour les honoraires de service, tandis que les salaires et les cotisations légales payés en votre nom sont accompagnés d'un relevé de décaissement présentant séparément le salaire brut, chaque composante d'assurance, l'impôt sur le revenu des personnes physiques et les honoraires. L'avance de trésorerie de paie que vous transférez avant chaque cycle constitue l'argent des salaires de vos employés, et non un dépôt conservé — elle va directement aux salaires et aux cotisations légales. La majoration patronale légale est de 21,5 % d'assurance (BHXH 17 %, assurance accidents du travail et maladies professionnelles 0,5 %, BHYT 3 %, BHTN 1 %) plus la cotisation syndicale de 2 % (loi de 2024 sur les syndicats, n° 50/2024/QH15), obligatoire même en l'absence de syndicat de base.

Question 5 — Qui gère les opérations au quotidien, et où sont-ils situés ?

Demandez où se trouvent réellement les personnes qui administrent votre paie, dans quel fuseau horaire et dans quelle langue elles assistent vos salariés. Un EOR qui n'est qu'une coquille contractuelle — dont les opérations sont sous-traitées ailleurs — peine lorsqu'un salarié a une question sur sa paie ou qu'une déclaration d'assurance tourne mal.

Nhan Kiet gère ses opérations au Vietnam avec plus de 200 collaborateurs opérationnels et des bureaux à Hô-Chi-Minh-Ville, Binh Duong, Dong Nai, Binh Phuoc, Ha Nam, Bac Ninh, Da Nang, Quang Ngai, Hai Phong et Hanoï — dix implantations à travers le pays. L'entreprise emploie plus de 40 000 salariés répartis dans 34 provinces et villes pour plus de 500 entreprises clientes, et assiste les salariés en vietnamien afin que votre propre équipe RH ne soit pas en première ligne pour les questions locales. Un reporting mensuel est fourni en anglais pour le siège. Telle est l'infrastructure de fourniture de main-d'œuvre et d'opérations qui sous-tend le service EOR.

Question 6 — Quelle technologie le personnel et le client reçoivent-ils réellement ?

Demandez quel logiciel le salarié et le client reçoivent respectivement, et s'il est facturé en supplément. Le pointage, les bulletins de paie et les validations qui n'existent que dans des tableurs créent un risque de rapprochement et ralentissent les litiges.

Nhan Kiet inclut, sans frais supplémentaires : le pointage par reconnaissance faciale et GPS ; l'application salarié HRNK (pointage, calendrier des postes, registre des congés, demandes, bulletins de paie électroniques et consultation de l'assurance sociale) ; un portail de gestion client pour valider les demandes et les feuilles de temps et confirmer la paie ; des dossiers salariés en ligne ; et l'avance sur salaire quotidienne pour les salariés. Les nouveaux clients bénéficient également du rapprochement en masse carte d'identité–code fiscal, de la vérification en masse des comptes bancaires, et des 50 premiers contrats de travail électroniques gratuits. Demandez à un prestataire présélectionné de faire une démonstration en direct de l'application salarié et du portail client, plutôt que de les décrire — une démo fonctionnelle est le moyen le plus rapide de distinguer une véritable plateforme d'une présentation de diapositives.

Question 7 — Pouvez-vous vérifier les antécédents du prestataire ?

Demandez des faits vérifiables, non des adjectifs. Une année de création, un numéro de licence, des certificats ISO, une liste d'agences et des clients de référence nommés sont tous vérifiables ; « prestataire de premier plan » ne l'est pas.

Le bilan vérifiable de Nhan Kiet comprend une activité dans sa 17e année depuis avril 2009, la licence de location de main-d'œuvre n° 15/2019/SHCM, et la certification ISO 9001:2015, ISO 45001 et ISO 14001. Des entreprises telles que Samsung, LG, VinFast, Siemens, POSCO, Panasonic, LEGO, Pandora, Viettel, Vietnam Airlines, Vietcombank, Abbott, Masan, Vinamilk, Acecook, Mondelez, DHL, AEON, Shopee, Lazada et Tiki ont fait appel aux services de Nhan Kiet. De nombreux clients étrangers se rendent au siège pour rencontrer en personne l'équipe opérationnelle, consulter les dossiers juridiques et les systèmes avant de confier leur paie au Vietnam — ce qui constitue en soi une étape de due diligence raisonnable à demander à tout prestataire.

Questions que posent les employeurs étrangers

Un dispositif EOR est-il légal au Vietnam ?

Oui, lorsque le contrat s'inscrit dans l'un des deux cadres reconnus. Le Vietnam n'a pas de loi spécifique à l'EOR ; le dispositif doit donc relever soit du détachement/de la location de main-d'œuvre (articles 52 à 57 du Code du travail de 2019 et décret 145/2020/NĐ-CP, qui exige une licence de location de main-d'œuvre), soit d'un contrat de service au titre de la loi commerciale. Le placer correctement est ce qui le rend licite — et ce qui évite l'exposition à la responsabilité solidaire au titre du décret 283/2026/NĐ-CP.

Le client partage-t-il réellement le risque juridique ?

Oui. En cas de dispositif de location de main-d'œuvre déguisée, la responsabilité incombe aux deux parties : des sanctions administratives au titre du décret 283/2026/NĐ-CP (en vigueur le 10 septembre 2026, remplaçant le décret 12/2022/NĐ-CP), en plus du rappel des salaires et des cotisations. C'est précisément pourquoi la question de structuration abordée à la Question 2 importe avant la signature, et non après.

Pour discuter du cadre adapté à vos postes et recevoir un devis écrit, contactez Nguyen Quoc Trung, directeur général adjoint, au +84 908 636 108 ou à [email protected] (bureau +84 28 3505 4224).

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