Service d'externalisation de la paie · Payroll Outsourcing

Une paie transparente au centime près, rapprochée à zéro écart

Nhân Kiệt prend en charge toute la chaîne pointage → calcul de la paie → versement → conformité. Transparent jusqu'à la moindre cellule : chaque chiffre du bulletin remonte jusqu'à la journée travaillée, et vous vérifiez vous-même l'intégralité des calculs grâce à un classeur Excel de rapprochement à formules ouvertes.

Voir les capacités du système Le parcours de déploiement

0 écart au rapprochement des données de pointage
100% du règlement codé dans le système
3 niveaux de contrôle indépendants

RAPPROCHEMENT À ZÉRO ÉCART ✓

CLASSEUR DE RAPPROCHEMENTFORMULES OUVERTES

Heures normales (pointeuse)=SUMIFS()

Heures sup. 150–390%=B×coeff.

Impôt sur le revenu progressif5 tranches

Assur. sociales 10,5% / 21,5%CONFORME

Contrôle ligne par ligneCONCORDE

NET système − NET formule= 0 VND

Le client peut vérifier lui-même Bulletin envoyé sur l'application de chaque salarié

Un problème bien connu

Quatre points de blocage du service paie — et comment Nhân Kiệt les résout

Des données de pointage éclatées

Le fichier de pointeuse doit être retraité à la main sous Excel avant tout calcul de paie. Solution : chargez le fichier brut tel quel — le système reconstitue les postes, classe les heures normales/de nuit/supplémentaires et rapproche à 100 % avec la source.

Des écarts qui s'accumulent jusqu'à la clôture

L'employé ne voit ses heures qu'à la réception de la paie — les réclamations explosent en masse. Solution : les heures s'affichent chaque jour sur l'application de chacun ; les écarts sont expliqués dès la période en cours.

Des demandes dispersées

Congés validés par Zalo, heures supplémentaires sur papier, difficiles à tracer. Solution : un flux unique demande — validation — mise à jour du relevé d'heures, avec relance automatique sous 48 heures, décompte automatique du solde de congés et pièces justificatives jointes directement à la demande.

Un règlement complexe, sujet aux erreurs manuelles

Matrice des coefficients jour/nuit/férié, prime d'assiduité, deux paies… fait à la main, c'est source d'erreurs. Solution : l'ensemble du règlement est codé dans le système et exposé dans le classeur de rapprochement, vérifiable à tout moment.

Un modèle à trois parties

Nhân Kiệt exécute — vous contrôlez — le salarié suit en toute transparence

Aucune opération n'échappe au regard de l'entreprise : les relevés d'heures et les bulletins de paie ne prennent effet qu'après votre validation sur le portail.

Espace de travail	Pour qui	Ce qu'on peut y faire
Application salarié	Chaque employé	Consulter ses heures quotidiennes et son planning ; déposer des demandes de congés, d'heures supplémentaires et de justification avec pièces jointes ; suivre son solde de congés ; recevoir un bulletin détaillé rubrique par rubrique dès la clôture de la période.
Portail client	Vos RH, managers et finance	Valider les demandes dans son périmètre ; valider les relevés d'heures ; confirmer la paie avant versement (avec droit de refus motivé) ; droits attribués par rôle et par périmètre de données.
Centre d'exploitation Nhân Kiệt	L'équipe paie de Nhân Kiệt	Traiter les données de pointage, clôturer la période dans les délais ; calculer la paie, l'impôt sur le revenu, les assurances sociales ; verser les salaires, diffuser les bulletins ; gérer les dossiers du personnel sur tout leur cycle de vie ; journal d'audit de chaque opération.

Capacités du système

Capable de traiter les règlements de paie les plus complexes

Une plateforme développée par Nhân Kiệt, éprouvée sur des données de pointage UKG/Kronos réelles d'une entreprise à capitaux étrangers de plus de 1.000 salariés — un rapprochement parfait, case d'heures par case d'heures, VND par VND.

Pointage & présence

Chargement du fichier brut depuis pointeuse, UKG/Kronos, Excel — reconstitution automatique des postes, y compris les postes de nuit à cheval sur minuit
Rapprochement automatique avec les données source : preuve de concordance à 100 % avant tout calcul de paie
Planning flexible à des dizaines d'équipes ; détection des absences injustifiées, des erreurs de poste, des retards/départs anticipés à la minute
Contrôle des plafonds d'heures supplémentaires — 4 h/jour, 40 h/mois, 200 h/an — selon le Code du travail, avec alerte avant dépassement
Solde de congés annuels automatique : ajout de l'ancienneté, échéance du report de l'année précédente, décompte à la validation

Moteur de calcul de la paie

Salaire horaire en parallèle du salaire mensuel ; plusieurs groupes de paie, plusieurs paies dans le mois
Matrice complète de coefficients : heures sup. 150 %, nuit 200 %, dimanche 200–270 %, jours fériés 300–390 %, prime de nuit 30 %
Prime d'assiduité à conditions automatiques ; des dizaines d'indemnités attribuées par liste ; gross-up des salaires nets
Impôt sur le revenu progressif à 5 tranches avec personnes à charge ; part majorée des heures supplémentaires exonérée conformément à la loi
Assurances sociales sur la bonne assiette selon le règlement ; congés de maternité, arrêts maladie de longue durée ; provision pour le 13ᵉ mois

Transparence & contrôle croisé

Feuille de calcul détaillée d'environ 50 colonnes directement dans le système — un clic sur les heures affiche le détail jour par jour
Classeur Excel de rapprochement à formules ouvertes : changez un coefficient, tout le classeur se recalcule — vous vérifiez de façon indépendante
Colonne de contrôle ligne par ligne : le NET du système moins le NET de la formule doit être égal à zéro
Rapport de variation par rapport à la période précédente : les écarts anormaux ressortent automatiquement, avec leur cause
Toute correction sensible exige un motif et est consignée dans un journal d'audit

Versement & conformité

Fichier de virement bancaire ; bulletins détaillés diffusés vers l'application de chaque salarié
Écritures comptables par centre de coûts — livraison conforme à la direction financière
Déclarations d'entrée et de sortie aux assurances sociales au fil des mouvements ; clôture du livret d'assurance sociale au départ dans le délai de 30 jours
Régularisation annuelle de l'impôt sur le revenu : agrégation automatique des périodes, calcul du complément à payer ou du remboursement pour chacun
Le système rappelle les tâches chaque matin : demandes en retard, échéance de clôture des heures, contrats arrivant à terme

Engagement de qualité de service

Les standards que nous inscrivons au contrat

Chaque point de SLA ci-dessous est assorti d'un mécanisme de garantie concret, mesurable à chaque paie — et inscrit au contrat.

Un principe immuable : la paie n'est versée qu'après confirmation de l'entreprise sur le portail. Les données de paie ne sont accessibles qu'au bon rôle — droits à plusieurs niveaux, journal d'audit de chaque opération sensible.

Exactitude des données de pointage: concordance 100%rapprochement de chaque case avant calcul
Exactitude de la paie: vérification indépendanteclasseur à formules ouvertes à chaque période
Traitement des demandes: ≤ 48 heuresalerte automatique sur les demandes en retard
Respect de la clôture des heures: dans les délais à chaque périodele système relance les deux parties en amont
Versement des salaires: au calendrier convenuversement uniquement après confirmation du client
Conformité juridique: selon la loi en vigueurplafonds d'heures sup., assurances sociales, impôt sur le revenu auto-contrôlés

Parcours de déploiement

D'abord en parallèle — la reprise ensuite

Un principe de sécurité absolue pour la paie : le nouveau système doit prouver sa concordance avec votre paie actuelle avant toute reprise. Les salariés ne ressentent aucune interruption.

Aucun changement d'habitudes imposé : vous conservez votre pointeuse, vos modèles de planning et vos procédures internes actuels — c'est Nhân Kiệt qui s'adapte à l'entreprise, et non l'inverse.

Préparation & configuration

Validation du référentiel d'indemnités, des codes de poste et du règlement ; chargement des dossiers du personnel et des soldes de congés ; connexion des flux de données de pointage ; formation des équipes des deux parties.

Fonctionnement en parallèle sur une paie

Fonctionnement en parallèle du processus actuel sur au moins une période complète ; rapprochement des résultats individuels via le classeur à formules — objectif : concordance parfaite ; réception avec l'entreprise.

Mise en production & extension

Application intégrale des engagements SLA ; extension selon les besoins : versement des salaires via l'API bancaire, télédéclaration des assurances sociales, avantages complémentaires ; revue d'optimisation trimestrielle.

Questions fréquentes

Ce que les directeurs RH & financiers demandent souvent

Que comprend le service — est-ce vraiment du clé en main ?

Les quatre étapes de bout en bout : traitement des données de pointage brutes (rapprochement à zéro écart avec la source) → calcul de la paie conforme au règlement, impôt sur le revenu, assurances sociales → versement et diffusion des bulletins de paie vers l'application de chaque salarié → dossier de conformité : régularisation annuelle de l'impôt, déclarations d'entrée et de sortie aux assurances sociales, écritures comptables, rapport de variation pour la direction financière.

Comment être sûr que Nhân Kiệt calcule juste ?

Vous n'avez pas à nous croire — vous pouvez le vérifier. Chaque période est livrée avec un classeur Excel de rapprochement à formules ouvertes : tous les calculs s'affichent en formules Excel vivantes directement dans chaque cellule, il suffit de changer un paramètre pour que tout le classeur se recalcule ; une colonne de contrôle ligne par ligne impose que le NET du système moins le NET de la formule soit égal à zéro. Dans le système, un clic sur n'importe quel chiffre le fait remonter jusqu'à la journée travaillée.

Mon règlement compte de nombreuses équipes postées et des coefficients complexes — est-ce gérable ?

Oui. Le système a déjà traité des règlements très complexes : des dizaines d'équipes, y compris des postes de nuit à cheval sur minuit, une matrice de coefficients de 150 à 390 %, un salaire horaire en parallèle d'un salaire mensuel, deux paies par mois, prime d'assiduité, retenue des minutes de retard, gross-up des salaires nets, congés de maternité et arrêts maladie de longue durée. Votre règlement est codé et testé jusqu'à concordance parfaite avant toute mise en production.

Faut-il changer de pointeuse ou de logiciel actuel ?

Non. Nhân Kiệt reçoit les données au format que vous utilisez déjà — fichier de pointeuse, punch UKG/Kronos, Excel, Google Sheets — et conserve vos formulaires et vos habitudes d'exploitation actuels.

Les données de paie sont-elles sécurisées ?

Les données de paie ne sont accessibles qu'au bon rôle : droits à plusieurs niveaux par fonction et périmètre (RH, chef de service, finance, lecture seule) ; toute opération sensible — modification d'heures, retrait d'heures supplémentaires, ajustement de salaire — exige la saisie d'un motif et est consignée dans un journal d'audit.

Comment le coût du service est-il calculé ?

Selon le nombre réel de salariés par période, sans frais d'installation d'un logiciel dédié. Le devis dépend de la complexité du règlement et du nombre de groupes de paie — contactez la hotline 0908 636 108 pour une étude et un devis sous 24 heures.

Voyez le système tourner sur vos propres données

Laissez-nous vos coordonnées ci-dessous — Nhân Kiệt vous recontacte pour récupérer un échantillon de votre fichier de pointage et monter une démonstration rapprochée à zéro écart, que vous vérifierez directement avant de décider.

0908 636 108Mr. Trung Nguyen

Directeur général adjoint

trungnguyen@nhankiet.vn

Zalo : 0908 636 108