Løn-outsourcing · Payroll Outsourcing

En lønseddel med gennemsigtighed ned til sidste øre, afstemt til 0 afvigelser

Nhan Kiet overtager hele kæden tidsregistrering → lønberegning → udbetaling → compliance. Gennemsigtigt ned til hver celle: hvert tal på lønsedlen kan spores tilbage til den enkelte arbejdsdag, og du verificerer selv hele beregningen i en åben Excel-afstemningsbog med synlige formler.

Se systemets kapacitet Implementeringsforløb

0 afvigelser i afstemning af fremmødedata
100% af regelsættet er kodet
3 uafhængige kontrollag

AFSTEMT · 0 AFVIGELSER ✓

AFSTEMNINGSBOGÅBNE FORMLER

Normaltimer (stempelur)=SUMIFS()

Overtid 150–390%=B×sats

Progressiv indkomstskat5 trin

BHXH 10,5% / 21,5%EFTER LOVEN

Kontrol pr. rækkeSTEMMER

System-NET − formel-NET= 0 VND

Kunden kan verificere det selv Lønseddel til hver medarbejders app

Et velkendt problem

Lønafdelingens fire flaskehalse — og hvordan Nhan Kiet løser dem

Fragmenterede fremmødedata

Filer fra stempeluret skal bearbejdes manuelt i Excel, før lønnen kan beregnes. Løsning: indlæs den rå fil direkte — systemet samler selv vagterne, klassificerer normal-, nat- og overtimer og afstemmer 100 % mod kilden.

Fejl hober sig op mod periodens slutning

Medarbejderne ser først deres fremmøde, når lønnen kommer — og så vælter klagerne ind. Løsning: fremmødet vises i hver enkelts app hver dag; afvigelser afklares allerede i perioden.

Spredte anmodninger

Ferie godkendes via Zalo, overtid på papir — svært at spore. Løsning: ét flow fra anmodning → godkendelse → opdatering af den ene fælles tidsregistrering, med automatisk 48-timers påmindelse, automatisk fradrag i feriesaldoen og bilag vedhæftet direkte på anmodningen.

Komplekst regelsæt, let at regne forkert i hånden

Satsmatricer for dag/nat/helligdag, mødestabilitetsbonus, to udbetalinger … i hånden går det galt. Løsning: hele regelsættet kodes ind i systemet og fremgår åbent af afstemningsbogen, så det kan verificeres når som helst.

En trepartsmodel

Nhan Kiet driver — du kontrollerer — medarbejderne følger med i fuld gennemsigtighed

Intet sker uden for virksomhedens synsfelt: tidsregistrering og løn træder først i kraft, når du har godkendt dem i portalen.

Arbejdsportal	Til	Kan gøre følgende
Medarbejder-app	Den enkelte medarbejder	Se dagligt fremmøde og vagtplan; indsende anmodninger om ferie, overtid og forklaringer med bilag; følge feriesaldoen; modtage en fuldt specificeret lønseddel, så snart perioden lukkes.
Kundeportal	Jeres HR, ledere og økonomi	Godkende anmodninger inden for eget ansvarsområde; godkende tidsregistreringen; bekræfte lønnen før udbetaling (med ret til at afvise med begrundelse); rollebaseret adgang efter funktion og dataomfang.
Nhan Kiets driftscenter	Nhan Kiets lønteam	Behandle fremmødedata og lukke perioden til tiden; beregne løn, indkomstskat og BHXH; udbetale og udstede lønsedler; føre personalesager gennem hele livscyklussen; revisionsspor på enhver handling.

Systemets kapacitet

Klarer selv de mest komplekse lønregelsæt

Platformen er udviklet af Nhan Kiet og afprøvet på reelle UKG/Kronos-fremmødedata fra en FDI-virksomhed med over 1.000 medarbejdere — afstemt helt præcist ned til hver time-celle og hver øre.

Tidsregistrering & fremmøde

Indlæs rå filer fra stempelur, UKG/Kronos, Excel — automatisk samling af vagter, også nathold henover midnat
Automatisk afstemning mod kildedata: dokumenteret 100 % match, før lønnen beregnes
Fleksibel vagtplan med snesevis af hold; registrering af ulovligt fravær, forkert hold og for tidligt/sent fremmøde ned til minuttet
Overtidslofter styret: 4 timer/dag — 40 timer/måned — 200 timer/år iht. arbejdsmiljøloven, med varsel før overskridelse
Automatisk feriesaldo: tillæg for anciennitet, udløb af restferie og fradrag ved godkendte anmodninger

Lønmotor

Timeløn parallelt med månedsløn; flere lønbogsgrupper og flere udbetalinger pr. måned
Komplet satsmatrix: overtid 150 %, nat 200 %, søndag 200–270 %, helligdage 300–390 %, nattillæg 30 %
Automatisk vurdering af mødestabilitetsbonus; snesevis af tillægstyper tildelt efter liste; gross-up af nettoløn
Progressiv indkomstskat i 5 trin med forsørgerfradrag; den skattefri del af overtid efter loven
BHXH på det korrekte grundlag efter regelsættet; barsels- og langtidssygeordninger; hensættelse til 13. månedsløn

Gennemsigtighed & krydskontrol

Detaljeret regneark på ~50 kolonner direkte i systemet — klik på et fremmødetal og se den enkelte dag
Åben Excel-afstemningsbog med synlige formler: ændr én sats, og hele bogen genberegnes — I verificerer uafhængigt
Kontrolkolonne pr. række: systemets NET minus formlens NET skal være 0
Afvigelsesrapport mod forrige periode fremhæver automatisk usædvanlige ændringer med årsag
Følsomme justeringer kræver en begrundelse og gemmes i et revisionsspor

Udbetaling & compliance

Bankoverførselsfil; specificerede lønsedler udstedt til den enkelte medarbejders app
Bogføringsposteringer pr. omkostningssted — klar til aflevering til økonomiafdelingen
Til- og afmelding af BHXH efter udsvinget; afslutning af BHXH-bogen ved fratrædelse inden for fristen på 30 dage
Årlig afslutning af indkomstskat: automatisk sammenlægning af perioder og opgørelse af restskat/tilbagebetaling pr. person
Systemet minder om opgaver hver morgen: forfaldne anmodninger, deadline for periodelukning, udløbende kontrakter

Servicekvalitetsgaranti

De standarder, vi skriver ind i kontrakten

Hvert SLA-punkt nedenfor har en konkret garantimekanisme, der kan måles hver lønperiode — og er bindende i kontrakten.

Et ufravigeligt princip: lønnen udbetales først, når virksomheden har bekræftet den i portalen. Lønoplysninger tilgås kun af de rette roller — adgangsstyring i flere niveauer og revisionsspor på enhver følsom handling.

Nøjagtighed i fremmødedata: 100 % matchafstemt celle for celle før beregning
Nøjagtighed i lønnen: uafhængigt verificerbaråben afstemningsbog med formler hver periode
Svar på anmodninger: ≤ 48 timerautomatisk varsel om forfaldne anmodninger
Fremdrift i periodelukning: til tiden hver periodesystemet minder begge parter i god tid
Lønudbetaling: efter aftalt planudbetales først efter kundens bekræftelse
Overholdelse af lovgivningen: efter gældende lovovertidslofter, BHXH og indkomstskat styres automatisk

Implementeringsforløb

Kør parallelt først — overdrag bagefter

Et princip om absolut sikkerhed for lønperioden: det nye system skal bevise, at det matcher jeres nuværende løn, før det overtager. Medarbejderne mærker ikke den mindste afbrydelse.

Du skal ikke ændre dine vaner: behold det nuværende stempelur, vagtplansskabeloner og interne processer — Nhan Kiet tilpasser sig virksomheden, ikke omvendt.

Forberedelse & opsætning

Enighed om tillægskatalog, vagtkoder og regelsæt; indlæsning af personalesager og restferie; tilkobling af fremmødedatakanalen; oplæring af begge teams.

Parallelkørsel i én lønperiode

Kør parallelt med den nuværende proces i mindst én fuld periode; afstem resultatet pr. person i afstemningsbogen med formler — målet er et præcist match; godkendelse sammen med virksomheden.

Fuld drift & udvidelse

Fuld anvendelse af SLA-forpligtelserne; udvid efter behov: lønudbetaling via bank-API, elektronisk BHXH-indberetning, tillægsgoder; kvartalsvis optimeringsgennemgang.

Ofte stillede spørgsmål

Det spørger HR- og økonomidirektører typisk om

Hvad omfatter ydelsen — er det virkelig en komplet pakke?

Alle fire led: behandling af rå tidsregistreringsdata (afstemt til 0 afvigelser mod kilden) → lønberegning efter regelsættet, personlig indkomstskat og BHXH → udbetaling og udstedelse af lønsedler til den enkelte medarbejders app → compliance-dokumentation: årlig skatteafslutning, til- og afmelding af BHXH, bogføringsposteringer og afvigelsesrapporter til økonomiafdelingen.

Hvordan ved jeg, at Nhan Kiet beregner korrekt?

Du behøver ikke tro på det — du kan verificere det. Hver periode afleveres med en åben Excel-afstemningsbog med synlige formler: hver beregning vises med levende Excel-formler direkte i hver celle, og ændrer du én parameter, genberegnes hele bogen; en kontrolkolonne pr. række tvinger systemets NET minus formlens NET til at være 0. I systemet kan du klikke på et hvilket som helst tal og spore det tilbage til den enkelte arbejdsdag.

Mit regelsæt har mange skifthold og komplekse satser — kan I klare det?

Ja. Systemet har allerede kørt meget komplekse regelsæt: snesevis af hold, herunder nathold henover midnat, en satsmatrix på 150–390 %, timeløn parallelt med månedsløn, to udbetalinger pr. måned, mødestabilitetsbonus, fradrag for forsinkede minutter, gross-up af nettoløn og barsels- samt langtidssygeordninger. Dit regelsæt kodes og køres i testkørsler, indtil det passer helt præcist, før det sættes i reel drift.

Skal jeg udskifte mit nuværende stempelur eller software?

Nej. Nhan Kiet modtager data i det format, I allerede har — filer fra stempelur, UKG/Kronos-punch, Excel, Google Sheets — og bevarer jeres nuværende skabeloner og arbejdsgange.

Er lønoplysningerne beskyttet?

Lønoplysninger tilgås kun af de rette roller: adgangsstyring i flere niveauer efter funktion og omfang (HR, afdelingsleder, økonomi, kun læse), og enhver følsom handling — ændring af fremmøde, fjernelse af overtid, lønjustering — kræver en begrundelse og gemmes i et revisionsspor.

Hvordan beregnes prisen for ydelsen?

Efter det faktiske antal medarbejdere pr. periode, uden separat softwareinstallationsgebyr. Tilbuddet afhænger af regelsættets kompleksitet og antallet af lønbogsgrupper — kontakt hotline 0908 636 108 for et besøg og et tilbud inden for 24 timer.

Se systemet køre på dine egne data

Efterlad dine oplysninger nedenfor — Nhan Kiet kontakter dig for at få en prøvefil med fremmødedata og opbygge en testkørsel afstemt til 0 afvigelser, som du kan verificere direkte, inden du beslutter dig.

0908 636 108Mr. Trung Nguyen

vicedirektør

trungnguyen@nhankiet.vn

Zalo: 0908 636 108