Tin tức & cẩm nang

Kinh phí công đoàn 2%: doanh nghiệp nào phải đóng, đóng bao nhiêu và nộp ở đâu?

Người viết Nguyễn Quốc Trung — Phó Tổng Giám đốc · Cập nhật 2026-09-03

Kinh phí công đoàn là một trong những khoản nghĩa vụ mà nhiều doanh nghiệp vẫn nhầm là "chỉ đóng khi đã có công đoàn". Thực tế ngược lại: nghĩa vụ này gắn với việc doanh nghiệp có sử dụng lao động thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, không gắn với việc đã lập tổ chức công đoàn hay chưa. Từ 01/07/2025, khi Luật Công đoàn số 50/2024/QH15 có hiệu lực thay Luật Công đoàn 2012, cách viện dẫn và một số quy định về tài chính công đoàn đã thay đổi. Bài viết dưới đây dành cho giám đốc và trưởng phòng nhân sự cần một câu trả lời rõ ràng: ai phải đóng, đóng trên quỹ lương nào, khi nào, ở đâu, khác gì với đoàn phí, và bị phạt ra sao nếu làm sai.

Kinh phí công đoàn 2% là gì và doanh nghiệp nào phải đóng?

Kinh phí công đoàn là khoản do người sử dụng lao động đóng, bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc cho người lao động. Đây là nghĩa vụ luật định, áp dụng cho mọi cơ quan, tổ chức, đơn vị, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã có sử dụng lao động thuộc diện đóng BHXH bắt buộc.

Căn cứ là Điều 29 khoản 1 điểm b, Luật Công đoàn số 50/2024/QH15, có hiệu lực từ 01/07/2025. Điểm quan trọng: nghĩa vụ 2% này không phân biệt doanh nghiệp đã thành lập hay chưa thành lập công đoàn cơ sở, và không phụ thuộc vào việc người lao động có là đoàn viên công đoàn hay không.

Vì Luật Công đoàn 2024 đã thay thế Luật Công đoàn số 12/2012/QH13, nên từ năm 2026 khi làm việc với cơ quan quản lý, doanh nghiệp cần viện dẫn Luật 50/2024/QH15. Viện dẫn Luật Công đoàn 2012 là dẫn văn bản đã hết hiệu lực.

Về hướng dẫn thi hành phần tài chính công đoàn, văn bản đang áp dụng là Nghị định 105/2026/NĐ-CP (ban hành 31/03/2026, hiệu lực 16/05/2026), hướng dẫn Luật Công đoàn 2024. Nghị định này thay cho hướng dẫn cũ trước đây (Nghị định 191/2013/NĐ-CP của Luật 2012); tuy vậy điều khoản bãi bỏ chi tiết cần đối chiếu trực tiếp trong bản gốc Nghị định 105/2026 để chắc chắn.

Doanh nghiệp chưa thành lập công đoàn cơ sở có phải đóng không?

Có. Đây là điểm hay bị hiểu sai nhất. Nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn 2% phát sinh ngay khi doanh nghiệp có người lao động thuộc diện đóng BHXH bắt buộc, kể cả khi trong doanh nghiệp chưa có một đoàn viên công đoàn nào và chưa lập công đoàn cơ sở.

Lý do nằm ở bản chất của khoản này: kinh phí công đoàn là nguồn tài chính để chăm lo, đại diện cho người lao động nói chung, nên luật gắn nó với việc sử dụng lao động chứ không gắn với việc doanh nghiệp đã tổ chức được công đoàn nội bộ hay chưa. Một doanh nghiệp mới thành lập, chưa vận động được đoàn viên, vẫn phải đóng đủ 2% hằng tháng theo Điều 29 Luật 50/2024/QH15.

Điều này cũng có nghĩa: doanh nghiệp không thể lấy lý do "công ty chưa có công đoàn" để chưa đóng. Nếu chưa đóng vì hiểu sai, phần còn thiếu sẽ được cộng dồn và có thể trở thành căn cứ xử phạt như trình bày ở phần dưới.

Đóng 2% trên quỹ tiền lương nào, có bị khống chế trần không?

Mức 2% được tính trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc của doanh nghiệp, tức là tổng tiền lương tháng dùng để tính đóng BHXH cho tất cả người lao động thuộc diện tham gia, không phải toàn bộ chi phí lương thực trả.

Kinh phí công đoàn không có một mức trần riêng. Tuy nhiên, vì nó tính trên quỹ lương đóng BHXH, mà tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của mỗi người lại bị khống chế tối đa bằng 20 lần mức tham chiếu, nên gián tiếp cũng có giới hạn ở cấp từng người.

Theo số liệu chuẩn năm 2026 của khối tính lương (mức tham chiếu 2.530.000 đồng/tháng, trần đóng BHXH 50.600.000 đồng/tháng, áp dụng từ 01/07/2026), một người lao động có tiền lương đóng BHXH cao đến đâu thì phần tính kinh phí công đoàn của người đó cũng chỉ tối đa tương ứng với mức trần 50.600.000 đồng/tháng. Suy ra, kinh phí công đoàn tối đa cho một người lao động vào khoảng 2% × 50.600.000 = 1.012.000 đồng/tháng (con số suy ra từ trần BHXH). Với những nhân sự có lương cao vượt trần, phần vượt không làm tăng thêm kinh phí công đoàn.

Ví dụ: một doanh nghiệp cơ khí 45 lao động đóng kinh phí công đoàn bao nhiêu?

Giả sử một doanh nghiệp cơ khí tại TP.HCM có 45 lao động thuộc diện đóng BHXH bắt buộc. Tổng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH của cả doanh nghiệp là 200.000.000 đồng/tháng.

Kinh phí công đoàn phải đóng:

• Mỗi tháng: 2% × 200.000.000 = 4.000.000 đồng/tháng.
• Cả năm: 4.000.000 × 12 = 48.000.000 đồng/năm.

Bây giờ giả sử trong 45 người đó có một quản lý sản xuất có tiền lương đóng BHXH danh nghĩa là 60.000.000 đồng/tháng. Do tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bị khống chế ở mức trần 50.600.000 đồng/tháng (từ 01/07/2026), phần tính kinh phí công đoàn cho riêng người này tối đa là 2% × 50.600.000 = 1.012.000 đồng/tháng, chứ không tính trên 60 triệu.

Con số 4.000.000 đồng/tháng ở trên là khoản doanh nghiệp đóng, được hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (nếu đóng đúng, có chứng từ hợp lệ). Đây là nghĩa vụ tài chính có thể dự toán trước và đưa vào kế hoạch chi phí nhân sự hằng năm.

Kinh phí công đoàn khác đoàn phí công đoàn ở chỗ nào?

Đây là hai khoản hoàn toàn khác nhau, rất hay bị gộp làm một:

Kinh phí công đoàn
- Người đóng: người sử dụng lao động (doanh nghiệp/đơn vị).
- Mức: 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc.
- Tính chất: nghĩa vụ bắt buộc theo Điều 29 Luật Công đoàn 2024, hạch toán vào chi phí của doanh nghiệp.
- Phát sinh ngay cả khi doanh nghiệp chưa có đoàn viên nào.

Đoàn phí công đoàn
- Người đóng: chính người lao động là đoàn viên công đoàn, trích từ tiền lương của họ.
- Chỉ phát sinh khi người lao động đã tự nguyện gia nhập công đoàn.
- Theo quy định của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.

Nói ngắn gọn: kinh phí công đoàn là tiền của doanh nghiệp, đoàn phí là tiền của đoàn viên. Doanh nghiệp vẫn phải đóng kinh phí 2% dù chưa có đoàn viên nào tham gia.

Về mức đoàn phí năm 2026, cần lưu ý một điểm chưa thống nhất: các nguồn tra cứu hiện còn mâu thuẫn nhau (có nơi dẫn tỷ lệ 1% tiền lương theo quyết định của Tổng Liên đoàn, có nơi dẫn mức 0,5%), và mức trần đoàn phí quy đổi ra số tiền cụ thể cũng đang phụ thuộc việc chuyển từ "mức lương cơ sở" sang "mức tham chiếu". Vì chưa đối chiếu được văn bản gốc thống nhất, doanh nghiệp không nên tự khẳng định một con số cố định cho đoàn phí, mà xác nhận với công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở. Điều này không ảnh hưởng đến nghĩa vụ kinh phí 2% của doanh nghiệp, vì đó là hai khoản độc lập.

Đóng kinh phí công đoàn khi nào và nộp ở đâu?

Về thời hạn và phương thức: theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp đóng kinh phí công đoàn mỗi tháng một lần, cùng thời điểm đóng BHXH bắt buộc cho người lao động. Hạn chót là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo. Một số đơn vị trong lĩnh vực nông nghiệp có thể được đóng theo quý.

Một mốc cần nhớ: trường hợp không đóng hoặc đóng không đủ mà quá 60 ngày kể từ ngày hết hạn thì bị coi là hành vi không đóng kinh phí công đoàn, và đây chính là căn cứ để cơ quan chức năng lập biên bản, xử phạt.

Về nơi nộp: với doanh nghiệp đã có công đoàn cơ sở, việc thu và phân phối kinh phí thực hiện theo phân cấp của tổ chức công đoàn. Với doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở, Nghị định 105/2026/NĐ-CP giao Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam phân cấp thu, thông thường qua công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở hoặc Liên đoàn Lao động quận/huyện quản lý địa bàn. Tuy nhiên, địa chỉ và số tài khoản thu cụ thể chưa được nêu thống nhất trong bản hướng dẫn tra cứu được; doanh nghiệp nên liên hệ Liên đoàn Lao động địa phương nơi đặt trụ sở để được hướng dẫn tài khoản nộp chính xác. Đây là bước nên làm sớm, đặc biệt với doanh nghiệp mới hoặc doanh nghiệp lâu nay chưa đóng.

Doanh nghiệp đang khó khăn có được miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng không?

Có, và đây là điểm mới đáng chú ý của Luật Công đoàn 2024 so với luật cũ. Theo Điều 30, Luật Công đoàn số 50/2024/QH15, doanh nghiệp hoặc đơn vị gặp khó khăn được xem xét miễn, giảm hoặc tạm dừng đóng kinh phí công đoàn trong các trường hợp như giải thể, phá sản, hoặc gặp khó khăn vì lý do kinh tế/bất khả kháng. Thời gian tạm dừng đóng không quá 12 tháng.

Điều này có nghĩa: khi doanh nghiệp thực sự khó khăn, hướng đúng không phải là im lặng ngừng đóng và chờ bị phát hiện, mà là chủ động lập hồ sơ đề nghị miễn/giảm/tạm dừng theo Điều 30. Làm đúng thủ tục giúp doanh nghiệp có căn cứ pháp lý thay vì rơi vào diện chậm đóng và bị xử phạt. Doanh nghiệp thuộc diện này nên làm việc với công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở để được hướng dẫn hồ sơ và điều kiện cụ thể.

Không đóng hoặc chậm đóng kinh phí công đoàn bị phạt bao nhiêu?

Mức phạt được quy định tại Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP, tính theo tỷ lệ trên tổng số tiền phải đóng tại thời điểm lập biên bản. Cần lưu ý các mức ghi trong Nghị định 12/2022 là mức áp dụng cho cá nhân; theo Điều 6 khoản 1 của Nghị định này, mức phạt đối với tổ chức bằng 2 lần cá nhân. Vì doanh nghiệp là tổ chức, con số cần dùng là mức đã nhân đôi:

Chậm đóng, đóng không đúng mức, hoặc đóng không đủ số người thuộc diện phải đóng:
- Doanh nghiệp bị phạt 24% đến dưới 30% tổng số tiền phải đóng, tối đa 150.000.000 đồng (bằng 2 lần mức cá nhân 12% đến dưới 15%, tối đa 75 triệu).

Không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ người lao động thuộc diện phải đóng:
- Doanh nghiệp bị phạt 36% đến 40% tổng số tiền phải đóng, tối đa 150.000.000 đồng (bằng 2 lần mức cá nhân 18% đến 20%, tối đa 75 triệu).

Ngoài tiền phạt, doanh nghiệp còn phải thực hiện biện pháp khắc phục: chậm nhất 30 ngày kể từ ngày có quyết định xử phạt, phải nộp cho tổ chức công đoàn số kinh phí còn thiếu cộng với tiền lãi, tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất của các ngân hàng thương mại nhà nước công bố tại thời điểm xử phạt. Nghĩa là khoản chưa đóng không được xóa, mà vẫn phải truy nộp đủ kèm lãi.

Đặt cạnh nhau sẽ thấy rõ: với doanh nghiệp có quỹ lương lớn, phần truy nộp cộng lãi cộng tiền phạt theo tỷ lệ thường cao hơn nhiều so với việc đóng đủ, đúng hạn ngay từ đầu.

Doanh nghiệp nên làm gì để đóng đúng và đủ?

Một quy trình gọn cho phòng nhân sự và kế toán:

1. Xác định đúng quỹ tiền lương làm căn cứ. Kinh phí công đoàn tính trên quỹ lương đóng BHXH bắt buộc, không phải tổng lương thực trả. Rà lại danh sách người thuộc diện đóng BHXH để không tính thiếu hoặc thừa số người.
2. Đăng ký với công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở. Kể cả khi chưa có công đoàn cơ sở, hãy liên hệ Liên đoàn Lao động quận/huyện nơi đặt trụ sở để biết tài khoản và cách nộp.
3. Đóng hằng tháng cùng kỳ với BHXH. Gắn kinh phí công đoàn vào cùng quy trình đóng BHXH mỗi tháng để không bỏ sót; nhớ hạn chót là ngày cuối tháng tiếp theo và mốc 60 ngày.
4. Lưu đầy đủ chứng từ nộp. Đây là căn cứ để hạch toán chi phí được trừ và để chứng minh khi cơ quan chức năng kiểm tra.
5. Nếu doanh nghiệp khó khăn, làm hồ sơ theo Điều 30 để xin miễn/giảm/tạm dừng thay vì tự ngừng đóng.
6. Cân nhắc giao phần tính lương và các khoản đóng cho đơn vị chuyên trách nếu bộ máy nội bộ mỏng, để tránh sót kỳ đóng và tránh rủi ro tính sai quỹ lương căn cứ.

Câu hỏi thường gặp

Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở có phải đóng kinh phí công đoàn 2% không?

Có. Nghĩa vụ đóng 2% phát sinh khi doanh nghiệp có người lao động thuộc diện đóng BHXH bắt buộc, không phụ thuộc việc đã lập công đoàn cơ sở hay đã có đoàn viên. Đây là quy định tại Điều 29 khoản 1 điểm b Luật Công đoàn 2024.

Kinh phí công đoàn 2% tính trên lương thực trả hay lương đóng BHXH?

Tính trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH bắt buộc, không phải toàn bộ lương thực trả. Do đó khi rà soát, doanh nghiệp cần lấy đúng mức lương đóng BHXH của từng người, và lưu ý mỗi người có trần đóng BHXH 50.600.000 đồng/tháng (từ 01/07/2026).

Người lao động có phải trích lương để đóng kinh phí công đoàn không?

Không. Kinh phí công đoàn 2% là khoản của doanh nghiệp, không trừ vào lương người lao động. Khoản người lao động có thể phải đóng là đoàn phí công đoàn, nhưng chỉ khi họ đã là đoàn viên; mức đoàn phí năm 2026 hiện các nguồn còn dẫn khác nhau nên cần xác nhận với công đoàn cấp trên.

Chậm đóng kinh phí công đoàn bao nhiêu ngày thì bị coi là không đóng?

Quá 60 ngày kể từ ngày hết hạn mà không đóng hoặc đóng không đủ thì bị coi là hành vi không đóng kinh phí công đoàn. Hạn đóng của mỗi tháng là ngày cuối cùng của tháng tiếp theo, theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP.

Doanh nghiệp cho thuê lại lao động thì bên nào đóng kinh phí công đoàn?

Kinh phí công đoàn do người sử dụng lao động ký hợp đồng lao động và đóng BHXH bắt buộc cho người lao động chịu trách nhiệm đóng. Trong quan hệ cho thuê lại lao động, người lao động thuộc diện đóng BHXH ở doanh nghiệp nào thì kinh phí công đoàn 2% được tính và đóng theo quỹ lương đóng BHXH tại doanh nghiệp đó. Doanh nghiệp nên xác định rõ trách nhiệm này ngay trong hợp đồng dịch vụ.

---

Kinh phí công đoàn 2% là khoản có thể dự toán trước và đưa vào kế hoạch chi phí nhân sự hằng năm, miễn là doanh nghiệp xác định đúng quỹ lương căn cứ và đóng đều mỗi tháng. Nếu bộ phận nhân sự đang chưa chắc về quỹ lương làm căn cứ đóng BHXH hay muốn kiểm tra lại toàn bộ nghĩa vụ đóng của doanh nghiệp, có thể tham khảo cách chúng tôi bóc tách trong [dịch vụ tính lương thuê ngoài](/tinh-luong-thue-ngoai/) và công cụ [tính chi phí lao động](/tinh-chi-phi-lao-dong/) để có con số đầy đủ trước khi lập ngân sách.

← Các bài viết khác