NHÂN KIỆTSince 2009

Tin tức & cẩm nang

Cách tính lương 2026 cho doanh nghiệp: gross sang net, BHXH, thuế TNCN

Người viết Nguyễn Quốc Trung — Phó Tổng Giám đốc · Cập nhật

Cách tính lương 2026 cho doanh nghiệp đi theo một chuỗi cố định: lấy lương gross và phụ cấp, xác định căn cứ đóng bảo hiểm, trừ 10,5% bảo hiểm phần người lao động, trừ giảm trừ gia cảnh, áp biểu thuế thu nhập cá nhân lũy tiến 5 bậc rồi ra lương net. Điểm khác của năm 2026 nằm ở bốn con số gốc: lương tối thiểu vùng mới theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP áp dụng từ 01/01/2026 (Vùng I là 5.310.000 đồng/tháng), mức tham chiếu đóng BHXH 2.530.000 đồng/tháng áp dụng từ 01/07/2026, biểu thuế TNCN rút còn 5 bậc theo Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15, và giảm trừ gia cảnh nâng lên 15,5 triệu đồng. Sai một trong bốn con số này thì toàn bộ bảng lương, tờ khai BHXH và quyết toán thuế đều lệch theo.

Năm 2026 có gì thay đổi trong cách tính lương?

Cách tính lương gross sang net 2026 vẫn giữ nguyên khung công thức, nhưng có năm thay đổi tác động trực tiếp đến từng dòng trên bảng lương:

Lương tối thiểu vùng 2026 là bao nhiêu và áp dụng từ ngày nào?

Lương tối thiểu vùng là mức sàn tiền lương tháng doanh nghiệp không được trả thấp hơn cho người làm công việc giản đơn trong điều kiện bình thường, đã bảo đảm đủ thời giờ làm việc tiêu chuẩn. Mức áp dụng từ 01/01/2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP:

Bên cạnh mức theo tháng còn có mức tối thiểu theo giờ, quy đổi từ mức tháng, dùng cho lao động trả lương theo giờ như bán thời gian, thời vụ, cộng tác viên hiện trường. Doanh nghiệp còn phải rà lại thang bảng lương nội bộ, vì mức bậc 1 nhích lên sẽ kéo theo toàn bộ hệ số bậc trên nếu thang lương xây theo hệ số.

Doanh nghiệp nhiều địa điểm áp lương tối thiểu vùng nào?

Vùng áp dụng tính theo nơi người lao động thực tế làm việc, không theo nơi đăng ký kinh doanh. Trụ sở ở vùng II nhưng nhà xưởng ở vùng I thì lao động tại nhà xưởng hưởng mức vùng I.

Ba tình huống hay sai:

Mức tham chiếu đóng BHXH 2.530.000 đồng là gì, khác lương cơ sở ở điểm nào?

Mức tham chiếu là con số thay thế vai trò của "lương cơ sở" trong toàn bộ công thức BHXH kể từ Luật BHXH số 41/2024/QH15. Từ 01/07/2026, mức tham chiếu là 2.530.000 đồng/tháng. Khác biệt cốt lõi: lương cơ sở trước đây gắn với khu vực nhà nước, còn mức tham chiếu là đại lượng độc lập dùng chung để xác định đối tượng và giới hạn đóng cho mọi người lao động.

Con số 2.530.000 đồng đóng ba vai trò cùng lúc:

Cách tính lương gross sang net 2026 qua 8 bước

Tính lương gross sang net là quá trình đi từ tổng thu nhập trước khấu trừ (gross) đến số tiền người lao động thực nhận (net), sau khi trừ bảo hiểm và thuế thu nhập cá nhân. Trình tự một tháng lương:

Bước 1 — Chốt công, giờ làm thêm, ngày nghỉ có hưởng lương từ dữ liệu chấm công. Bước 2 — Tính lương theo thời gian hoặc sản phẩm. Bước 3 — Cộng các khoản bổ sung và phụ cấp, phân nhóm ngay theo tính chất. Bước 4 — Xác định căn cứ đóng bảo hiểm. Bước 5 — Trừ 10,5% phần người lao động (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%). Bước 6 — Tính thu nhập chịu thuế, trừ giảm trừ gia cảnh và các khoản được miễn. Bước 7 — Áp biểu lũy tiến 5 bậc, khấu trừ thuế TNCN. Bước 8 — Ra lương thực nhận, đồng thời ghi nhận chi phí phía doanh nghiệp: 21,5% bảo hiểm cộng 2% kinh phí công đoàn, tức 23,5% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng.

Ví dụ một lao động vùng I, có 1 người phụ thuộc: lương chính 26.000.000, phụ cấp trách nhiệm 2.000.000, tiền ăn ca 730.000, hỗ trợ xăng xe 500.000 đồng (gross 29.230.000 đồng).

Muốn kiểm nhanh một vị trí bất kỳ mà không dựng lại bảng tính, doanh nghiệp có thể dùng công cụ tính chi phí lao động và quy đổi Gross ↔ Net để đối chiếu kết quả tính tay.

Tổng chi phí doanh nghiệp cho một lao động là bao nhiêu?

Tổng chi phí một lao động không dừng ở lương gross, mà bằng lương gross cộng phần bảo hiểm và kinh phí công đoàn doanh nghiệp gánh (23,5% trên quỹ tiền lương làm căn cứ đóng, cho tới khi chạm trần). Tính cho lao động Vùng I, không người phụ thuộc, kỳ từ 01/07/2026:

Con số này là căn cứ để lập ngân sách nhân sự và báo giá. Khi cần bóc tách từng cấu phần theo mức lương và vùng, công cụ tính chi phí lao động cho ra bảng chi tiết ngay.

Doanh nghiệp chưa có công đoàn cơ sở có phải đóng 2% không?

Có. Kinh phí công đoàn là khoản bằng 2% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH, do người sử dụng lao động đóng, bắt buộc với mọi doanh nghiệp kể cả nơi chưa thành lập công đoàn cơ sở, theo Luật Công đoàn 2024 số 50/2024/QH15. Vì tính trên cùng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH nên khoản này cùng trần 50.600.000 đồng/tháng.

Cần phân biệt hai khoản dễ nhầm:

Đây là lý do tổng chi phí phía doanh nghiệp cho một lao động là 23,5% chứ không phải 21,5% như nhiều bảng tính bỏ sót.

Mức đóng BHXH 2026 là bao nhiêu phần trăm?

Tổng tỷ lệ trích theo lương của cả hai bên là 32% trên tiền lương làm căn cứ đóng, chia thành:

Doanh nghiệp còn đóng thêm kinh phí công đoàn 2%, nâng tổng chi phí phía doanh nghiệp lên 23,5%. Trần đóng BHXH và BHYT là 50.600.000 đồng/tháng. Riêng trần đóng bảo hiểm thất nghiệp tính theo 20 lần lương tối thiểu vùng, khác nhau theo vùng:

Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại có đóng BHXH và chịu thuế không?

Không phải khoản thu nhập nào cũng vào căn cứ đóng BHXH hay chịu thuế. Phân nhóm theo bản chất:

Căn cứ phân loại đóng BHXH nằm ở Luật BHXH số 41/2024/QH15 và các văn bản hướng dẫn tiền lương làm căn cứ đóng; căn cứ thuế nằm ở Thông tư 111/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi. Doanh nghiệp có nhiều khoản phụ cấp mà thiếu quy chế lương bằng văn bản gần như chắc chắn đuối lý khi giải trình.

Làm thêm giờ, ca đêm và ngày lễ tính lương thế nào?

Theo Bộ luật Lao động 2019: làm thêm ngày thường ít nhất 150%, ngày nghỉ hàng tuần ít nhất 200%, ngày lễ tết và ngày nghỉ có hưởng lương ít nhất 300% đơn giá giờ làm việc bình thường (chưa gồm tiền lương ngày lễ đã hưởng nguyên lương). Làm việc ban đêm được cộng thêm 30%; làm thêm vào ban đêm được cộng thêm 20% đơn giá giờ ban ngày của công việc đó. Cộng dồn các trường hợp, hệ số tăng ca dao động trong khoảng 150–390%.

Trần làm thêm: không quá 40 giờ/tháng và 200 giờ/năm, riêng một số ngành nghề đặc thù được tới 300 giờ/năm và phải thông báo với cơ quan quản lý lao động địa phương. Doanh nghiệp có mùa cao điểm nên tính bài toán bổ sung nhân lực thay vì đẩy giờ vượt trần — đây là lúc phương án dịch vụ cung ứng lao động an toàn pháp lý hơn khoản tiền phạt vi phạm thời giờ làm việc.

Biểu thuế TNCN 5 bậc 2026: từ 7 bậc rút còn 5

Từ kỳ tính thuế năm 2026, thuế thu nhập cá nhân với tiền lương, tiền công áp dụng biểu lũy tiến từng phần 5 bậc theo Luật Thuế TNCN số 109/2025/QH15, thay cho biểu 7 bậc trước đây. Thuế suất theo thu nhập tính thuế mỗi tháng:

Thu nhập tính thuế bằng thu nhập chịu thuế trừ các khoản bảo hiểm bắt buộc và giảm trừ gia cảnh. Từ kỳ tính thuế 2026, giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Ba việc cần lưu ý:

Đối soát bảng lương về 0 lệch: quy trình 5 bước

1. Khóa nguồn dữ liệu gốc: bảng chấm công đã duyệt, quyết định lương, danh sách biến động tăng giảm trong tháng. Mọi con số sau đó phải truy ngược được về một trong ba nguồn này.
2. Đối chiếu bảng lương với tờ khai BHXH: so tổng số lao động, tổng quỹ lương đóng bảo hiểm và danh sách tăng giảm. Lệch điển hình đến từ người vào việc sau ngày 15, người nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên trong tháng.
3. Đối chiếu bảng lương với sổ kế toán: tổng chi phí lương và các khoản trích theo lương phải khớp số hạch toán, kể cả phần trả hộ và phần thu hồi tạm ứng.
4. Đối chiếu tổng thu nhập cả năm với tờ khai 05/QTT-TNCN và phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN: cộng dồn 12 bảng lương phải bằng chỉ tiêu tổng thu nhập chịu thuế trên tờ khai, từng người một, không chỉ tổng số.
5. Lập biên bản chênh lệch: mỗi dòng lệch phải có nguyên nhân, chứng từ điều chỉnh và người chịu trách nhiệm. Không có bước này thì tháng sau lệch lại đúng chỗ cũ.

Tự làm bảng lương hay giao cho đơn vị chuyên trách?

Chi phí thật của việc tự tính lương gồm bốn phần: nhân sự C&B chuyên trách, phần mềm và bảo trì, thời gian đối soát mỗi kỳ, và chi phí rủi ro khi truy thu hoặc bị phạt hành chính. Với quy mô dưới khoảng 50 lao động, một kế toán kiêm nhiệm thường vẫn xoay được. Từ khoảng 100–150 lao động trở lên, hoặc khi có nhiều vùng lương, nhiều ca kíp, biến động nhân sự trên 10%/tháng, chi phí ẩn của việc tự làm thường vượt phí thuê ngoài.

Nhân Kiệt triển khai dịch vụ tính lương thuê ngoài theo nguyên tắc đối soát 0 lệch: mỗi kỳ bàn giao kèm sổ đối chiếu Excel công thức mở để doanh nghiệp tự kiểm tra từng dòng. Với nhóm lao động bán thời gian, thời vụ hoặc đang làm việc nhưng chưa có hợp đồng chuẩn, phương án dịch vụ hợp thức hóa lao động giúp chuyển sang ký hợp đồng đúng luật, đóng BHXH và khai thuế tập trung.

Một ví dụ để hình dung chi phí: 10 lao động bán thời gian thuộc diện đóng BHXH bắt buộc trên nền mức tham chiếu 2.530.000 đồng phát sinh 8.096.000 đồng tiền bảo hiểm mỗi tháng, trong đó doanh nghiệp gánh 5.439.500 đồng. Cộng thêm kinh phí công đoàn 2% (50.600 đồng/người), phần doanh nghiệp cho mỗi người là 594.550 đồng và tổng chi phí đầy đủ là 860.200 đồng/người/tháng.

Câu hỏi thường gặp

Giảm trừ gia cảnh 2026 tăng lên bao nhiêu, áp dụng từ khi nào?

Từ kỳ tính thuế năm 2026, giảm trừ gia cảnh là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân người nộp thuế và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc, theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Người phụ thuộc phải được đăng ký và có mã số thuế, hồ sơ chứng minh hoàn tất trước hạn quyết toán thì phần giảm trừ đã tạm tính mới được giữ. Đây là mức áp cho toàn bộ kỳ tính thuế 2026, dùng cùng biểu thuế lũy tiến 5 bậc mới.

Lao động bán thời gian khi nào phải đóng BHXH bắt buộc?

Lao động bán thời gian thuộc diện đóng BHXH bắt buộc từ 01/07/2025 khi hội đủ hai vế: có hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên, và tiền lương tháng từ mức tham chiếu trở lên, theo Luật BHXH số 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP. Quy định căn cứ vào mức lương tháng ghi trong hợp đồng, không căn cứ vào việc người đó làm 4 tiếng hay 8 tiếng mỗi ngày. Thiếu một trong hai vế thì chưa thuộc diện.

Vì sao tổng thu nhập trên hệ thống quyết toán thuế lệch với bảng lương công ty?

Nguyên nhân phổ biến là chênh thời điểm ghi nhận (lương tháng 12 chi trả tháng 1 năm sau tính vào kỳ chi trả), người lao động có thu nhập ở nơi khác chưa khai, hoặc doanh nghiệp phân loại sai khoản chịu thuế và khoản miễn thuế. Cách xử lý là dò từng người theo mã số thuế giữa 12 bảng lương và phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN, tìm đúng dòng lệch rồi lập tờ khai bổ sung kèm chứng từ giải trình.

Nếu bạn đang chuẩn bị bảng lương kỳ đầu 2026 và muốn có người rà lại cách phân loại phụ cấp, cấu hình vùng lương và quy trình đối soát trước khi chốt, gọi trực tiếp 0908 636 108 (Nguyễn Quốc Trung — Phó Tổng Giám đốc) hoặc gửi bảng lương mẫu về [email protected]. Nhân Kiệt sẽ đọc và chỉ ra các điểm lệch tiềm ẩn trước khi bạn phải giải trình với cơ quan quản lý.

Cần tư vấn cụ thể cho doanh nghiệp của bạn?
Gọi 0908 636 108 (Nguyễn Quốc Trung — Phó Tổng Giám đốc) hoặc xem dịch vụ hợp thức hóa lao động, tính lương thuê ngoài, cung ứng lao động.

← Các bài viết khác

Gọi 0908 636 108 Nhắn Zalo