NHÂN KIỆTSince 2009

Tin tức & cẩm nang

Cách tính lương 2026: lương tối thiểu vùng, BHXH, thuế TNCN

Cập nhật 2026-07-19

Cách tính lương 2026 vẫn chạy theo một chuỗi cố định: lương gross và phụ cấp → xác định căn cứ đóng bảo hiểm → trừ 10,5% phần người lao động đóng → trừ giảm trừ gia cảnh → áp biểu thuế lũy tiến từng phần → ra lương net. Điểm khác của năm 2026 nằm ở hai con số gốc: lương tối thiểu vùng mới theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP áp dụng từ 01/01/2026 (Vùng I là 5.310.000 đồng/tháng) và mức tham chiếu đóng BHXH 2.530.000 đồng/tháng áp dụng từ 01/07/2026. Sai một trong hai con số này thì toàn bộ bảng lương, tờ khai BHXH và quyết toán thuế đều lệch theo.

Bốn thay đổi ảnh hưởng trực tiếp đến bảng lương 2026

Bảng lương tối thiểu vùng 2026 theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP

Mức lương tối thiểu tháng áp dụng từ 01/01/2026:

Mức tối thiểu theo giờ được quy đổi từ mức tháng chia cho 208 giờ (52 tuần × 48 giờ ÷ 12 tháng), tương ứng khoảng 25.500 đồng/giờ vùng I, 22.700 đồng/giờ vùng II, 19.900 đồng/giờ vùng III và 17.800 đồng/giờ vùng IV. Mức theo giờ dùng cho lao động trả lương theo giờ, thường gặp ở bán thời gian, thời vụ, cộng tác viên hiện trường.

Lưu ý thực tế: đây là mức sàn cho công việc giản đơn trong điều kiện bình thường, đã bảo đảm đủ thời giờ làm việc tiêu chuẩn. Doanh nghiệp còn phải rà lại thang bảng lương nội bộ, vì mức bậc 1 nhích lên sẽ kéo theo toàn bộ hệ số bậc trên nếu thang lương xây theo hệ số.

Xác định đúng vùng: bẫy phổ biến nhất

Vùng áp dụng tính theo nơi người lao động thực tế làm việc, không theo nơi đăng ký kinh doanh. Trụ sở ở vùng II nhưng nhà xưởng ở vùng I thì lao động tại nhà xưởng hưởng mức vùng I.

Ba tình huống hay sai:

Từ gross đến net: 8 bước cho một tháng lương

Bước 1 — Chốt công, giờ làm thêm, ngày nghỉ có hưởng lương từ dữ liệu chấm công. Bước 2 — Tính lương theo thời gian hoặc sản phẩm. Bước 3 — Cộng các khoản bổ sung và phụ cấp, phân nhóm ngay theo tính chất. Bước 4 — Xác định căn cứ đóng bảo hiểm. Bước 5 — Trừ 10,5% phần người lao động (BHXH 8%, BHYT 1,5%, BHTN 1%). Bước 6 — Tính thu nhập chịu thuế, trừ giảm trừ gia cảnh và các khoản được miễn. Bước 7 — Áp biểu lũy tiến từng phần, khấu trừ thuế TNCN. Bước 8 — Ra lương thực nhận và ghi nhận song song 21,5% chi phí bảo hiểm doanh nghiệp gánh.

Ví dụ một lao động vùng I, có 1 người phụ thuộc: lương chính 26.000.000, phụ cấp trách nhiệm 2.000.000, tiền ăn ca 730.000, hỗ trợ xăng xe 500.000 đồng.

Khoản nào đóng BHXH, khoản nào chịu thuế

Vừa đóng BHXH vừa chịu thuế TNCN: lương theo công việc hoặc chức danh, phụ cấp chức vụ, trách nhiệm, thâm niên, nặng nhọc độc hại, phụ cấp thu hút và các khoản bổ sung xác định được mức tiền cụ thể, trả thường xuyên trong mỗi kỳ trả lương.

Không đóng BHXH nhưng vẫn chịu thuế TNCN: tiền ăn ca vượt mức miễn thuế, hỗ trợ xăng xe đi lại hàng tháng mang tính tiền lương, tiền nhà ở, hỗ trợ giữ trẻ, tiền thưởng theo kết quả kinh doanh, khoản bổ sung không xác định trước được mức.

Không đóng BHXH và không chịu thuế TNCN: tiền ăn giữa ca trong mức 730.000 đồng/tháng, khoán công tác phí và điện thoại đúng quy chế tài chính nội bộ, phần tiền làm thêm giờ trả cao hơn đơn giá giờ làm việc bình thường, trang phục trong định mức.

Căn cứ phân loại đóng BHXH nằm ở Luật BHXH 41/2024/QH15 và các thông tư hướng dẫn tiền lương làm căn cứ đóng; căn cứ thuế nằm ở Thông tư 111/2013/TT-BTC và các văn bản sửa đổi. Doanh nghiệp nào có nhiều khoản phụ cấp mà thiếu quy chế lương bằng văn bản thì gần như chắc chắn sẽ đuối lý khi giải trình.

Làm thêm giờ, ca đêm và ngày lễ

Theo Bộ luật Lao động 2019: làm thêm ngày thường ít nhất 150%, ngày nghỉ hàng tuần ít nhất 200%, ngày lễ tết và ngày nghỉ có hưởng lương ít nhất 300% (chưa gồm tiền lương ngày lễ đã hưởng nguyên lương). Làm việc ban đêm được cộng thêm 30%; làm thêm vào ban đêm được cộng thêm 20% đơn giá giờ ban ngày của công việc đó.

Với lao động vùng I hưởng đúng mức tối thiểu 5.310.000 đồng và 26 ngày công tiêu chuẩn, đơn giá giờ khoảng 25.529 đồng. Khi đó một giờ làm thêm ngày thường là khoảng 38.300 đồng, một giờ làm thêm ngày lễ khoảng 76.600 đồng, một giờ làm thêm ban đêm ngày thường (150% + 30% + 20% = 200%) khoảng 51.100 đồng.

Trần làm thêm: không quá 40 giờ/tháng và 200 giờ/năm, riêng một số ngành nghề đặc thù được tới 300 giờ/năm và phải thông báo với cơ quan quản lý lao động địa phương. Doanh nghiệp có mùa cao điểm nên tính bài toán bổ sung nhân lực thay vì đẩy giờ vượt trần — đây là lúc phương án dịch vụ cung ứng lao động rẻ hơn và an toàn pháp lý hơn tiền phạt vi phạm thời giờ làm việc.

Thuế TNCN 2026: giảm trừ và chứng từ

Từ kỳ tính thuế năm 2026, mức giảm trừ gia cảnh áp dụng là 15,5 triệu đồng/tháng cho bản thân và 6,2 triệu đồng/tháng cho mỗi người phụ thuộc theo Nghị quyết 110/2025/UBTVQH15. Cần lưu ý ba việc:

Đối soát về 0 lệch: quy trình 5 bước

1. Khóa nguồn dữ liệu gốc: bảng chấm công đã duyệt, quyết định lương, danh sách biến động tăng giảm trong tháng. Mọi con số sau đó phải truy ngược được về một trong ba nguồn này.
2. Đối chiếu bảng lương với tờ khai BHXH: so tổng số lao động, tổng quỹ lương đóng bảo hiểm và danh sách tăng giảm. Lệch điển hình đến từ người vào việc sau ngày 15, người nghỉ không lương từ 14 ngày trở lên trong tháng.
3. Đối chiếu bảng lương với sổ kế toán: tổng chi phí lương và các khoản trích theo lương phải khớp số hạch toán, kể cả phần trả hộ và phần thu hồi tạm ứng.
4. Đối chiếu tổng thu nhập cả năm với tờ khai 05/QTT-TNCN và phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN: cộng dồn 12 bảng lương phải bằng chỉ tiêu tổng thu nhập chịu thuế trên tờ khai, từng người một, không chỉ tổng số.
5. Lập biên bản chênh lệch: mỗi dòng lệch phải có nguyên nhân, chứng từ điều chỉnh và người chịu trách nhiệm. Không có bước này thì tháng sau lệch lại đúng chỗ cũ.

Tự tính nội bộ hay thuê ngoài

Chi phí thật của việc tự tính lương gồm bốn phần: nhân sự C&B chuyên trách, phần mềm và bảo trì, thời gian đối soát mỗi kỳ, và chi phí rủi ro khi truy thu hoặc bị phạt hành chính. Với quy mô dưới khoảng 50 lao động, một kế toán kiêm nhiệm thường vẫn xoay được. Từ khoảng 100–150 lao động trở lên, hoặc khi có nhiều vùng lương, nhiều ca kíp, biến động nhân sự trên 10%/tháng, chi phí ẩn của việc tự làm thường vượt phí thuê ngoài.

Nhân Kiệt triển khai dịch vụ tính lương thuê ngoài theo nguyên tắc đối soát 0 lệch: mỗi kỳ bàn giao kèm sổ đối chiếu Excel công thức mở để doanh nghiệp tự kiểm tra từng dòng. Với nhóm lao động bán thời gian, thời vụ hoặc đang làm việc nhưng chưa có hợp đồng chuẩn, phương án dịch vụ hợp thức hóa lao động giúp chuyển sang ký hợp đồng đúng luật, đóng BHXH và khai thuế tập trung. Một ví dụ để hình dung chi phí: 10 lao động bán thời gian thuộc diện đóng BHXH bắt buộc trên nền mức tham chiếu 2.530.000 đồng phát sinh 8.096.000 đồng tiền bảo hiểm mỗi tháng, trong đó doanh nghiệp gánh 5.439.500 đồng.

Câu hỏi thường gặp

Lương tối thiểu vùng 2026 là bao nhiêu và áp dụng từ ngày nào?
Từ 01/01/2026, lương tối thiểu tháng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP là 5.310.000 đồng ở Vùng I, 4.730.000 đồng ở Vùng II, 4.140.000 đồng ở Vùng III và 3.700.000 đồng ở Vùng IV. Đây là mức sàn, doanh nghiệp không được trả thấp hơn cho người làm đủ thời giờ làm việc bình thường. Mức tối thiểu theo giờ được quy đổi từ mức tháng chia cho 208 giờ.

Công ty đăng ký ở vùng II nhưng nhà máy đặt tại vùng I thì áp mức nào?
Áp mức của vùng nơi người lao động thực tế làm việc, tức Vùng I với lao động tại nhà máy. Nơi đặt trụ sở hay nơi đăng ký kinh doanh không quyết định vùng lương. Doanh nghiệp có nhiều địa điểm phải cấu hình nhiều mức tối thiểu trên cùng một hệ thống lương.

Phụ cấp ăn trưa, xăng xe, điện thoại có phải đóng BHXH và tính thuế TNCN không?
Cả ba khoản này đều không tính vào căn cứ đóng BHXH bắt buộc. Về thuế, tiền ăn giữa ca được miễn trong mức 730.000 đồng/tháng, phần vượt phải chịu thuế; khoán điện thoại và công tác phí đúng quy chế tài chính nội bộ được miễn trong mức khoán; còn hỗ trợ xăng xe đi lại trả cố định hàng tháng mang tính tiền lương thì chịu thuế TNCN.

Vì sao tổng thu nhập trên hệ thống quyết toán thuế lệch với bảng lương công ty?
Nguyên nhân phổ biến là chênh thời điểm ghi nhận (lương tháng 12 chi trả tháng 1 năm sau tính vào kỳ chi trả), người lao động có thu nhập ở nơi khác chưa khai, hoặc doanh nghiệp phân loại sai khoản chịu thuế và khoản miễn thuế. Cách xử lý là dò từng người theo mã số thuế giữa 12 bảng lương và phụ lục 05-1/BK-QTT-TNCN, tìm đúng dòng lệch rồi lập tờ khai bổ sung kèm chứng từ giải trình.

Chi phí thuê dịch vụ tính lương thuê ngoài tính theo cách nào?
Thông thường tính theo số lao động thực tế trên bảng lương mỗi kỳ, có mức phí tối thiểu cho quy mô nhỏ, và báo giá phụ thuộc độ phức tạp: số ca kíp, số vùng lương, số loại phụ cấp, có tính lương sản phẩm hay không. Các khoản có thể phát sinh gồm phí thiết lập ban đầu, phí chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ và phí xử lý quyết toán cuối năm. Cách so sánh đúng là đặt tổng phí cạnh chi phí nhân sự C&B nội bộ cộng chi phí rủi ro truy thu.

Nếu bạn đang chuẩn bị bảng lương kỳ đầu 2026 và muốn có người rà lại cách phân loại phụ cấp, cấu hình vùng lương và quy trình đối soát trước khi chốt, gọi trực tiếp 0908 636 108 (Nguyễn Quốc Trung — Phó Tổng Giám đốc) hoặc gửi bảng lương mẫu về trungnguyen@nhankiet.vn. Nhân Kiệt sẽ đọc và chỉ ra các điểm lệch tiềm ẩn trước khi bạn phải giải trình với cơ quan quản lý.

Cần tư vấn cụ thể cho doanh nghiệp của bạn?
Gọi 0908 636 108 (Nguyễn Quốc Trung — Phó Tổng Giám đốc) hoặc xem dịch vụ hợp thức hóa lao động, tính lương thuê ngoài, cung ứng lao động.

← Các bài viết khác

Gọi 0908 636 108 Nhắn Zalo