NHÂN KIỆTSince 2009

Tin tức & cẩm nang

BHXH bắt buộc part-time 2026: chi phí thật cho doanh nghiệp và 3 hướng xử lý

Người viết Nguyễn Quốc Trung — Phó Tổng Giám đốc · Cập nhật

Lao động part-time (bán thời gian) đã thuộc diện đóng BHXH bắt buộc từ ngày 01/07/2025, không phải 2026, khi hội đủ hai điều kiện: hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên và tiền lương tháng từ mức tham chiếu trở lên (Luật BHXH số 41/2024/QH15, Nghị định 158/2025/NĐ-CP). Từ 01/07/2026, giá trị mức tham chiếu tăng lên 2.530.000 đồng và trần đóng lên 50.600.000 đồng. Ở mức tham chiếu, chi phí bảo hiểm cho một lao động part-time là 809.600 đồng/tháng — doanh nghiệp gánh 543.950 đồng (21,5%), người lao động chịu 265.650 đồng (10,5%); cộng thêm kinh phí công đoàn 2% (50.600 đồng) thì phần doanh nghiệp là 594.550 đồng và tổng nghĩa vụ là 860.200 đồng. Doanh nghiệp nào chưa đóng cho giai đoạn từ 01/07/2025 đến nay đang tích luỹ rủi ro bị truy thu.

Từ ngày nào lao động part-time phải đóng BHXH bắt buộc?

Nghĩa vụ BHXH bắt buộc với lao động không trọn thời gian (bán thời gian) phát sinh từ 01/07/2025, ngày Luật BHXH số 41/2024/QH15 có hiệu lực. Mốc 01/07/2026 thường bị hiểu nhầm là hạn chót bắt đầu đóng — thực ra đó chỉ là ngày giá trị mức tham chiếu và trần đóng thay đổi. Ba văn bản cần nắm:

Điểm nhiều doanh nghiệp bỏ sót: quy định căn cứ vào tiền lương tháng ghi trong hợp đồng, không căn cứ vào việc người đó làm 4 tiếng hay 8 tiếng mỗi ngày. Một nhân viên bán hàng làm 5 buổi/tuần, thu nhập 4,5 triệu đồng/tháng, ký hợp đồng 6 tháng — đã thuộc diện đóng đầy đủ.

Lương bao nhiêu thì part-time phải đóng BHXH?

Ngưỡng nằm ở mức tham chiếu. Con số 2.530.000 đồng/tháng (áp dụng từ 01/07/2026; trước đó mức tham chiếu tương ứng trần đóng 46.800.000 đồng) không chỉ là một mức lương — nó đóng ba vai trò cùng lúc:

Phải hội đủ cả hai vế mới thuộc diện: hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên và lương tháng từ mức tham chiếu trở lên — thiếu một vế thì không bắt buộc.

Đóng BHXH cho một lao động part-time hết bao nhiêu tiền mỗi tháng?

Ở mức tham chiếu 2.530.000 đồng, chi phí bảo hiểm cho một người là 809.600 đồng/tháng, cấu phần cụ thể như sau.

Phần doanh nghiệp đóng — 21,5% = 543.950 đồng:

Phần người lao động đóng — 10,5% = 265.650 đồng:

Đây là chi phí bảo hiểm, chưa phải toàn bộ nghĩa vụ. Ngoài ba quỹ trên, doanh nghiệp còn nộp kinh phí công đoàn 2% (Luật Công đoàn 2024 số 50/2024/QH15) — bắt buộc kể cả nơi chưa có công đoàn cơ sở, tính trên cùng quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH nên cùng trần. Ở mức tham chiếu, kinh phí công đoàn là 50.600 đồng, nâng phần doanh nghiệp lên 594.550 đồng và tổng nghĩa vụ cho một người thành 860.200 đồng/tháng.

Ví dụ: chuỗi cà phê 10 nhân viên part-time

Một cửa hàng F&B dùng 10 bạn part-time, mỗi bạn ký hợp đồng 3 tháng, lương 4,2 triệu đồng/tháng. Nhóm này trước đây thường bị bỏ ngoài sổ bảo hiểm; nay đã thuộc diện đóng. Tính ở mức tham chiếu:

Cộng thêm kinh phí công đoàn 2% (50.600 đồng/người/tháng), phần doanh nghiệp còn cao hơn nữa. Với chuỗi 5 cửa hàng cùng quy mô, riêng dòng tiền bảo hiểm đã gần 486 triệu đồng/năm — đủ lớn để phải đưa vào kế hoạch tài chính, chứ không phải khoản "để tính sau". Doanh nghiệp có thể dùng công cụ tính chi phí lao động để quy đổi Gross – Net và ước lượng phần đóng bảo hiểm cho danh sách của mình.

Những tình huống part-time hay gây tranh cãi

Hợp đồng dưới 01 tháng. Không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc. Nhưng nếu doanh nghiệp ký liên tiếp nhiều hợp đồng 25–29 ngày cho cùng một người ở cùng vị trí, cơ quan thanh tra hoàn toàn có cơ sở xác định đây là quan hệ lao động liên tục và truy thu.

Cộng tác viên, khoán việc. Tên gọi hợp đồng không quyết định bản chất: nếu người đó làm theo ca cố định, chịu quản lý điều hành, dùng công cụ của doanh nghiệp thì đó là quan hệ lao động, dù ghi là "cộng tác viên" hay "khoán việc". Khoán chỉ hợp pháp khi giao theo kết quả công việc cụ thể và người nhận khoán tự tổ chức thực hiện. Đây là nhóm dễ bị truy thu nhất — nên rà từng hợp đồng theo các dấu hiệu quan hệ lao động ở phần dưới.

Thời vụ theo mùa. Nhà máy cao điểm 3–4 tháng vẫn phải đóng cho toàn bộ lao động ký hợp đồng từ đủ 01 tháng và đạt ngưỡng lương. Chi phí này cần đưa vào giá thành ngay từ khâu báo giá.

Một người làm part-time ở nhiều nơi. Người lao động chỉ đóng BHXH và BHTN ở nơi ký hợp đồng đầu tiên. Riêng bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp thì từng người sử dụng lao động đều phải đóng cho phần hợp đồng của mình.

Làm sao phân biệt hợp đồng lao động với hợp đồng dịch vụ khi thanh tra?

Khi thanh tra, cơ quan quản lý nhìn vào bản chất chứ không nhìn tiêu đề văn bản. Các dấu hiệu thường được dùng để kết luận có quan hệ lao động:

Có từ ba dấu hiệu trở lên thì việc gọi tên "hợp đồng dịch vụ" gần như không còn giá trị bảo vệ.

Không đóng BHXH cho lao động part-time bị xử lý thế nào?

Theo Luật BHXH số 41/2024/QH15, hành vi chậm đóng và trốn đóng bị buộc nộp đủ số tiền chậm đóng, trốn đóng, cộng thêm 0,03%/ngày tính trên số tiền và số ngày chậm đóng, trốn đóng. Vì nghĩa vụ đã phát sinh từ 01/07/2025, khoản này được tính lùi cho cả giai đoạn chưa đóng.

Về xử phạt vi phạm hành chính, từ ngày 10/09/2026 áp dụng Nghị định 283/2026/NĐ-CP, thay thế Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Theo nghị định này, hành vi trốn đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc bị phạt 18–20% tổng số tiền trốn đóng, tối đa 75 triệu đồng với cá nhân và 150 triệu đồng với tổ chức; hành vi chậm đóng bị phạt 12–15% tổng số tiền chậm đóng, cùng khung trần đó. Tiền phạt này nằm ngoài nghĩa vụ nộp đủ số tiền còn thiếu và khoản 0,03%/ngày nêu trên. Hành vi trốn đóng có dấu hiệu gian dối, có tổ chức còn có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự.

Hệ quả dây chuyền thường tốn kém hơn tiền phạt: chi phí lương của nhóm lao động không có hồ sơ hợp lệ dễ bị loại khi quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, và bảng kê thuế TNCN lệch với dữ liệu BHXH sẽ kéo theo một đợt rà soát thứ hai từ cơ quan thuế.

Ba hướng xử lý chi phí BHXH part-time cho doanh nghiệp

Hướng 1 — Tự kiện toàn nội bộ. Rà lại toàn bộ hợp đồng, chuyển nhóm đủ điều kiện sang hợp đồng lao động, đăng ký tăng lao động với cơ quan BHXH. Kiểm soát cao nhất, nhưng cần nhân sự C&B đủ chuyên môn và làm tăng đáng kể khối lượng nghiệp vụ hàng tháng: hồ sơ tăng giảm, chốt sổ, báo cáo lao động, ốm đau thai sản.

Hướng 2 — Tái cấu trúc mô hình nhân sự. Gộp ca để giảm đầu người, chuyển một phần công việc sang thuê dịch vụ trọn gói theo kết quả. Có thể giảm chi phí, nhưng phải làm đúng bản chất — chỉ đổi tên hợp đồng mà cách vận hành không đổi thì rủi ro truy thu vẫn nguyên vẹn.

Hướng 3 — Chuyển sang đơn vị cung ứng ký hợp đồng lao động. Người lao động ký hợp đồng với đơn vị có giấy phép, đơn vị đó đóng BHXH, khai thuế và chịu trách nhiệm pháp lý về quan hệ lao động. Chi phí minh bạch theo đầu người, triển khai nhanh, nhưng cần chọn đối tác đủ điều kiện pháp lý.

Hợp thức hóa lao động là gì?

Hợp thức hóa lao động là mô hình trong đó nhóm lao động đang làm việc tại doanh nghiệp bạn chuyển sang ký hợp đồng lao động với một đơn vị cung ứng có giấy phép; đơn vị đó đóng BHXH – BHYT – BHTN, khấu trừ và khai thuế TNCN, làm báo cáo sử dụng lao động và chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý, còn doanh nghiệp bạn vẫn điều hành công việc hàng ngày như cũ.

Mô hình phù hợp khi doanh nghiệp có nhiều lao động part-time hoặc thời vụ, biến động nhân sự cao, hoặc bộ máy nhân sự nội bộ mỏng. Điều kiện để tuân thủ đúng: đơn vị cung ứng phải có giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động còn hiệu lực, hợp đồng lao động ký thật với đúng mức lương thực trả, và toàn bộ nghĩa vụ BHXH đóng đầy đủ trên mức lương đó. Xem chi tiết tại dịch vụ hợp thức hóa lao động. Nhân Kiệt hoạt động theo giấy phép cho thuê lại lao động số 15/2019/SHCM, đạt ISO 9001:2015, đang quản lý hơn 40.000 lao động tại 34 tỉnh thành cho hơn 500 khách hàng.

Nếu doanh nghiệp chỉ cần xử lý phần tính toán và hồ sơ, dịch vụ tính lương thuê ngoài là phương án nhẹ hơn: giữ nguyên hợp đồng lao động hiện tại, chỉ chuyển giao phần bảng lương, BHXH và thuế TNCN. Còn khi cần bổ sung nhân lực mới cho giai đoạn cao điểm, dịch vụ cung ứng lao động xử lý luôn cả khâu tuyển và khâu hồ sơ pháp lý ngay từ đầu.

Doanh nghiệp nên làm gì trước khi mức tham chiếu tăng từ 01/07/2026? Checklist 12 điểm

Câu hỏi thường gặp

Nhân viên part-time làm 4 tiếng/ngày có phải đóng BHXH bắt buộc không?

Có, nếu người đó có hợp đồng lao động từ đủ 01 tháng trở lên và tiền lương tháng đạt từ mức tham chiếu trở lên (2.530.000 đồng từ 01/07/2026). Luật BHXH số 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP căn cứ vào mức lương tháng ghi trong hợp đồng, không căn cứ vào số giờ làm mỗi ngày. Chi phí bảo hiểm ở mức tham chiếu là 809.600 đồng/tháng; cộng kinh phí công đoàn 2% thì tổng nghĩa vụ là 860.200 đồng.

Hợp đồng thời vụ dưới 01 tháng năm 2026 có phải đóng BHXH không?

Hợp đồng lao động có thời hạn dưới 01 tháng không thuộc diện đóng BHXH bắt buộc. Tuy nhiên nếu doanh nghiệp ký lặp lại nhiều hợp đồng ngắn cho cùng một người ở cùng vị trí công việc, cơ quan thanh tra có thể xác định đây là quan hệ lao động liên tục và ra quyết định truy thu kèm khoản 0,03%/ngày trên số tiền chậm đóng.

Hộ kinh doanh thuê lao động part-time có phải đóng BHXH không?

Có. Hộ kinh doanh có thuê mướn lao động theo hợp đồng lao động cũng là người sử dụng lao động, nên chịu cùng nghĩa vụ đóng BHXH bắt buộc như doanh nghiệp: khi người làm part-time có hợp đồng từ đủ 01 tháng và lương tháng từ mức tham chiếu trở lên thì hộ phải đăng ký và đóng đầy đủ. Điều kiện xác định đối tượng và mức đóng áp dụng như nhau theo Luật BHXH số 41/2024/QH15 và Nghị định 158/2025/NĐ-CP.

Một người làm part-time ở hai công ty thì đóng BHXH ở đâu, ai chịu trách nhiệm?

Người lao động chỉ đóng BHXH bắt buộc và BHTN theo hợp đồng lao động giao kết đầu tiên. Riêng bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp thì mỗi người sử dụng lao động đều phải đóng cho phần hợp đồng của mình. Doanh nghiệp nên yêu cầu người lao động khai báo tình trạng tham gia BHXH ở nơi khác ngay khi ký hợp đồng để tránh trùng lặp hoặc bỏ sót.

Công ty không đóng BHXH cho nhân viên part-time bị phạt bao nhiêu tiền?

Doanh nghiệp bị buộc nộp đủ số tiền chậm đóng hoặc trốn đóng, cộng thêm 0,03%/ngày trên số tiền đó theo Luật BHXH số 41/2024/QH15. Ngoài ra, từ ngày 10/09/2026, hành vi trốn đóng bị phạt 18–20% tổng số tiền trốn đóng (tối đa 75 triệu đồng với cá nhân, 150 triệu đồng với tổ chức) theo Nghị định 283/2026/NĐ-CP. Trường hợp trốn đóng có dấu hiệu gian dối còn có thể bị xem xét trách nhiệm hình sự.

Cần rà soát danh sách lao động của bạn?

Nhân Kiệt có thể rà soát danh sách lao động part-time và thời vụ hiện tại của doanh nghiệp bạn, chỉ ra nhóm nào thuộc diện phải đóng (nghĩa vụ áp dụng từ 01/07/2025), khoanh phần có nguy cơ truy thu và ước tính chi phí phát sinh cụ thể theo từng phương án. Liên hệ 0908 636 108 (Nguyễn Quốc Trung — Phó Tổng Giám đốc) hoặc [email protected] để đặt lịch trao đổi.

Cần tư vấn cụ thể cho doanh nghiệp của bạn?
Gọi 0908 636 108 (Nguyễn Quốc Trung — Phó Tổng Giám đốc) hoặc xem dịch vụ hợp thức hóa lao động, tính lương thuê ngoài, cung ứng lao động.

← Các bài viết khác

Gọi 0908 636 108 Nhắn Zalo