Tin tức & cẩm nang

Chi phí EOR 2026: tổng chi phí cả năm cho một nhân sự

Người viết Nguyễn Quốc Trung — Phó Tổng Giám đốc · Cập nhật 2026-09-14

Thuê một nhân sự tại Việt Nam qua Employer of Record tốn phần lương gộp, cộng khoảng 23,5% các khoản đóng bắt buộc phía doanh nghiệp với người Việt, cộng phí dịch vụ, cộng thuế GTGT 8% tính trên toàn bộ hóa đơn — một con số trọn gói đội thêm khoảng 21% so với lương gộp ở vị trí cấp cao và khoảng 52% ở vị trí cấp thấp trong ví dụ, còn thấp hơn nữa thì đội thêm cao hơn. Quy ra tiền, một kỹ thuật viên lành nghề lương 15.000.000 đồng/tháng tốn trọn gói khoảng 290 triệu đồng (11.047 USD) mỗi năm, còn một giám đốc quốc gia lương 150.000.000 đồng/tháng tốn khoảng 2,33 tỷ đồng (88.941 USD) mỗi năm, mỗi con số đã gồm một tháng lương thứ 13. Bài này tính đủ chi phí tháng và chi phí cả năm cho sáu vị trí minh họa và một ví dụ người nước ngoài, đồng thời chỉ ra những khoản ngân sách không bao giờ xuất hiện trên hóa đơn hằng tháng.

Các con số ở đây là tổng chi phí sử dụng lao động — số tiền rời khỏi ngân sách của bạn cho một đầu người — chứ không phải một bảng giá. Muốn xem phí 8%, sàn và trần của nó, cùng thuế GTGT được dựng từng dòng ra sao, đọc bài chi phí EOR tại Việt Nam; còn về bản thân dịch vụ, xem dịch vụ Employer of Record tại Việt Nam. Muốn biết mặt bằng chung của thị trường, đọc bài khoảng giá EOR tại Việt Nam theo mô hình tính phí, và để bóc từng dòng hóa đơn, đọc bài bóc tách chi phí EOR tại Việt Nam. Giá niêm yết bằng đồng Việt Nam; các con số đô la Mỹ dùng tỷ giá tham khảo 1 USD = 26.250 đồng, làm tròn đến đơn vị đô la, và đồng là đơn vị tiền có giá trị quyết định. Mọi số liệu áp cho kỳ lương từ 01/07/2026, thời điểm các mức trần đóng thay đổi, và cập nhật đến ngày 13/09/2026.

Những con số cốt lõi: thuê một nhân sự tại Việt Nam năm 2026 tốn bao nhiêu

• Các khoản đóng bắt buộc phía doanh nghiệp là 23,5% trên tiền lương làm căn cứ đóng với người Việt — 21,5% bảo hiểm bắt buộc cộng 2% kinh phí công đoàn — và 22,5% với người nước ngoài, vốn không đóng bảo hiểm thất nghiệp, theo Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (số 41/2024/QH15), Luật Việc làm 2025 (số 74/2025/QH15) và Luật Công đoàn 2024 (số 50/2024/QH15).
• Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động và kinh phí công đoàn bị trần ở mức 50.600.000 đồng/tháng từ 01/07/2026 — bằng hai mươi lần mức tham chiếu 2.530.000 đồng — theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP.
• Tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm thất nghiệp bị trần riêng và cao hơn, ở mức 106.200.000 đồng/tháng, bằng hai mươi lần lương tối thiểu vùng I là 5.310.000 đồng theo Nghị định 293/2025/NĐ-CP.
• Lương tháng thứ 13 hay thưởng Tết không phát sinh khoản đóng bắt buộc phía doanh nghiệp, vì tiền thưởng nằm ngoài căn cứ đóng theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP.
• Thuế GTGT 8% tính trên toàn bộ hóa đơn EOR — lương gộp, các khoản đóng và phí dịch vụ cộng lại — đến hết 31/12/2026, trở lại 10% từ năm 2027 nếu không được gia hạn, theo Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP.
• Từ 01/07/2026, người lao động có 12 ngày nghỉ lễ hưởng nguyên lương mỗi năm, người nước ngoài có 14 ngày, cùng tối thiểu 12 ngày phép năm hưởng lương: Bộ luật Lao động 2019 (số 45/2019/QH14) quy định 11 ngày nghỉ lễ, 13 ngày với người nước ngoài, và Nghị quyết 28/2026/QH16 bổ sung ngày thứ mười hai từ 01/07/2026 là Ngày Văn hóa Việt Nam 24/11.
• Phí dịch vụ EOR của Nhân Kiệt là 8% lương gộp mỗi người mỗi tháng, sàn 2.600.000 đồng (khoảng 99 USD) và trần 5.200.000 đồng (khoảng 199 USD), không đặt cọc, không phí tiếp nhận, không phí kết thúc và không phí quy đổi ngoại tệ.
• Một nhân sự người Việt trong ví dụ tốn từ khoảng 290 triệu đồng (11.047 USD) mỗi năm ở lương gộp 15.000.000 đồng/tháng đến khoảng 2,33 tỷ đồng (88.941 USD) mỗi năm ở lương 150.000.000 đồng/tháng, mỗi con số đã gồm một tháng lương thứ 13.

Thuê một nhân sự tại Việt Nam thật sự tốn bao nhiêu?

Thuê một nhân sự tại Việt Nam tốn hơn con số lương ghi trong thư mời: nằm trên lương gộp là các khoản đóng bắt buộc phía doanh nghiệp khoảng 23,5% trên tiền lương làm căn cứ đóng với người Việt, và khi thuê qua Employer of Record, bạn còn gánh thêm phí dịch vụ và thuế GTGT 8% trên toàn bộ hóa đơn. Chi phí trọn gói mỗi tháng đội thêm khoảng từ 21% đến 52% so với lương gộp ở các mức lương chuyên môn thông thường, nặng nhất theo tỷ lệ với vị trí cấp thấp và nhẹ nhất với vị trí cấp cao.

Bốn yếu tố tạo nên con số đó, và chỉ một trong số đó là lương:

• Lương gộp, con số bạn và người lao động thỏa thuận. Đây là khoản chuyển tiếp; EOR không cộng thêm gì lên đó.
• Các khoản đóng bắt buộc phía doanh nghiệp — bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm tai nạn lao động và bảo hiểm thất nghiệp, cộng 2% kinh phí công đoàn — ở mức 23,5% trên tiền lương làm căn cứ đóng với người Việt và 22,5% với người nước ngoài.
• Phí dịch vụ EOR, với Nhân Kiệt là 8% lương gộp, sàn 2.600.000 đồng và trần 5.200.000 đồng mỗi tháng.
• Thuế GTGT 8%, tính trên tổng của ba dòng trên, không phải chỉ trên phí dịch vụ.

Phần bảo hiểm 10,5% của người lao động và thuế thu nhập cá nhân của họ được khấu trừ từ lương gộp. Chúng thay đổi số thực nhận của người lao động, không thay đổi chi phí của bạn, với hợp đồng lương gộp. Muốn xem từng dòng trong bốn dòng trên được bóc riêng — tỷ lệ, căn cứ pháp lý, mức trần và tỷ trọng trong một hóa đơn ở mức lương thấp và mức lương cao — đọc bài bóc tách chi phí EOR tại Việt Nam.

Ngoài lương, tổng chi phí một nhân sự tại Việt Nam gồm những gì?

Ngoài lương, tổng chi phí sử dụng một nhân sự tại Việt Nam gồm các khoản đóng bắt buộc phía doanh nghiệp 23,5% trên tiền lương làm căn cứ đóng với người Việt, một tháng lương thứ 13 vốn là thông lệ chứ không phải nghĩa vụ luật định, ngày nghỉ lễ và phép năm hưởng lương vốn đã nằm trong lương tháng, và — khi thuê qua EOR — phí dịch vụ cùng thuế GTGT 8%. Với người nước ngoài, còn có thêm khoản trích lập trợ cấp thôi việc và chi phí giấy phép lao động.

Một số khoản là tiền mặt trên mọi hóa đơn; số khác là những dòng ngân sách bạn để dành và thỉnh thoảng mới chi. Sự phân biệt này quan trọng khi lập kế hoạch dòng tiền và được trình bày ở mục riêng bên dưới. Khoản tiền mặt lặp lại hằng tháng là lương gộp, các khoản đóng, phí dịch vụ và thuế GTGT; các dòng định kỳ hoặc một lần là lương tháng thứ 13, tiền phép chưa nghỉ trả khi nghỉ việc, trợ cấp thôi việc cho người nước ngoài, và giấy phép lao động, thiết bị cùng chi phí tuyển dụng.

Lương gộp và tổng chi phí sử dụng lao động tại Việt Nam khác nhau thế nào?

Lương gộp là con số ghi trong hợp đồng lao động và là căn cứ để trừ phần bảo hiểm của người lao động (10,5%) và thuế thu nhập cá nhân nhằm ra số thực nhận của họ; tổng chi phí sử dụng lao động là số doanh nghiệp bỏ ra, bằng lương gộp cộng các khoản đóng phía doanh nghiệp, và — khi thuê qua EOR — cộng phí dịch vụ và thuế GTGT, cộng các dòng định kỳ như một tháng lương thứ 13. Lương gộp nhìn đồng tiền từ phía người lao động; tổng chi phí sử dụng lao động nhìn từ phía doanh nghiệp, và hai con số chênh nhau đúng bằng khoảng 23,5% khoản đóng phía doanh nghiệp cùng các khoản EOR cộng thêm.

Một lỗi lập ngân sách thường gặp là lẫn lộn khoản khấu trừ của người lao động với chi phí của doanh nghiệp. Thuế thu nhập cá nhân và phần bảo hiểm 10,5% của người lao động lấy từ lương gộp; chúng không cộng thêm vào hóa đơn của bạn với hợp đồng lương gộp. Số người lao động cầm về sau các khoản khấu trừ đó là một phép tính riêng, trình bày trong bài biểu thuế thu nhập cá nhân năm bậc mới 2026.

Tổng chi phí một lần tuyển, theo từng vị trí

Bảng dưới đây đưa ra tổng chi phí sử dụng lao động cho sáu vị trí người Việt minh họa và một ví dụ người nước ngoài, tính theo các tỷ lệ năm 2026. Mỗi mức lương nền là một số tròn minh họa, không phải báo giá cho bất kỳ cá nhân nào, nhưng mỗi con số đều nằm trong một khoảng lấy từ nguồn lương có tên được dẫn ở phần ghi chú vị trí phía sau. Dữ liệu lương công bố tại Việt Nam không phải lúc nào cũng tách lương gộp khỏi lương thực nhận; vì phép tính EOR chạy trên lương gộp tháng, mọi mức lương nền ở đây đều được coi là lương gộp.

Con số cả năm là mười hai hóa đơn tháng cộng một tháng lương thứ 13, vốn được phần lớn doanh nghiệp trả và không phát sinh khoản đóng bắt buộc. Dòng người nước ngoài dùng tỷ lệ 22,5% và, khác với các dòng người Việt, có thêm một dòng ngân sách trợ cấp thôi việc không nằm trên hóa đơn tháng.

Dòng người nước ngoài mang một khoản mà bảng không thể hiện được, vì nó không được xuất hóa đơn hằng tháng: khoản trích lập trợ cấp thôi việc nửa tháng lương cho mỗi năm làm việc, trên lương gộp 90.000.000 đồng là 45.000.000 đồng (khoảng 1.714 USD) mỗi năm. Cộng khoản đó vào thì chi phí cả năm thực sự của quản lý cấp cao người nước ngoài khoảng 1,52 tỷ đồng (58.040 USD), nhỉnh hơn một chút so với giám đốc người Việt cùng mức lương một khi đã tính trợ cấp thôi việc.

Thuê một kỹ thuật viên nhà máy tại Việt Nam tốn bao nhiêu?

Một kỹ thuật viên nhà máy lành nghề với lương gộp minh họa 15.000.000 đồng/tháng tốn khoảng 22.815.000 đồng (869 USD) mỗi tháng và khoảng 290 triệu đồng (11.047 USD) mỗi năm trọn gói khi thuê qua EOR, đã gồm một tháng lương thứ 13. Con số đó đội thêm 52,1% so với lương gộp mỗi tháng, mức nặng nhất theo tỷ lệ trong bảng, vì mức sàn phí dịch vụ 2.600.000 đồng là chi phí cố định chia trên một khoản lương nhỏ.

Phân tích lương công nhân nhà máy tại Việt Nam của Talentnet, dùng dữ liệu 2024, đặt một kỹ thuật viên lành nghề có từ bảy năm kinh nghiệm trở lên ở mức lương gộp 12–18 triệu đồng/tháng, nên 15.000.000 đồng nằm giữa khoảng đó. Ở mức lương này, phí 8% sẽ là 1.200.000 đồng, nên áp mức sàn 2.600.000 đồng thay vào đó, và các khoản đóng chạy ở mức đầy đủ 23,5% vì lương thấp hơn hẳn mọi mức trần.

Thuê một kế toán hoặc nhân viên văn phòng tại Việt Nam tốn bao nhiêu?

Một kế toán hoặc nhân viên văn phòng với lương gộp minh họa 25.000.000 đồng/tháng tốn khoảng 36.153.000 đồng (1.377 USD) mỗi tháng và khoảng 462 triệu đồng (17.613 USD) mỗi năm trọn gói, đã gồm một tháng lương thứ 13. Mức đội thêm trọn gói mỗi tháng là 44,6% so với lương gộp, thấp hơn kỹ thuật viên nhà máy vì lương lớn hơn trong khi mức sàn phí không đổi.

Con số này mang tính minh họa: 25.000.000 đồng đại diện cho một nhân sự văn phòng có kinh nghiệm chứ không phải nhân viên mới vào nghề, vốn có lương thấp hơn nhiều. Phí 8% ở đây vẫn dưới mức sàn, nên áp sàn 2.600.000 đồng và các khoản đóng chạy ở 23,5%.

Thuê một kỹ sư phần mềm tại Việt Nam tốn bao nhiêu?

Một kỹ sư phần mềm với lương gộp minh họa 40.000.000 đồng/tháng tốn khoảng 56.808.000 đồng (2.164 USD) mỗi tháng và khoảng 727 triệu đồng (27.697 USD) mỗi năm trọn gói, đã gồm một tháng lương thứ 13 — đội thêm 42,0% so với lương gộp. Ở mức lương này, phí dịch vụ đã vượt mức sàn và bằng đúng 8% lương gộp, tức 3.200.000 đồng.

Báo cáo thị trường lương và tuyển dụng IT Việt Nam 2025–2026 của ITviec, dựa trên 1.839 người tham gia khảo sát từ tháng 5 đến tháng 11/2025, đặt một kỹ sư back-end cấp cao ở mức trung vị 39,9 triệu đồng/tháng và một kỹ sư front-end hoặc full-stack cấp cao ở 41,8 triệu đồng, nên 40.000.000 đồng gần với mức trung vị kỹ sư cấp cao được báo cáo. Các khoản đóng vẫn chạy ở mức đầy đủ 23,5% vì lương còn dưới trần 50.600.000 đồng.

Thuê một trưởng nhóm hoặc quản lý kinh doanh tại Việt Nam tốn bao nhiêu?

Một trưởng nhóm hoặc quản lý kinh doanh với lương gộp minh họa 60.000.000 đồng/tháng tốn khoảng 82.927.800 đồng (3.159 USD) mỗi tháng và khoảng 1,06 tỷ đồng (40.395 USD) mỗi năm trọn gói, đã gồm một tháng lương thứ 13. Mức đội thêm trọn gói đã giảm còn 38,2% so với lương gộp, vì các khoản đóng bảo hiểm xã hội, y tế, tai nạn lao động và công đoàn đã ngừng tăng ở nền 50.600.000 đồng trong khi lương thì chưa.

Báo cáo ITviec 2025–2026 đặt một tech lead ở mức từ 53,85 triệu đồng (ba đến bốn năm) đến 68,45 triệu đồng (trên tám năm) mỗi tháng, còn cẩm nang lương hr1vietnam cho 2025–2026 đặt quản lý kinh doanh và quản lý dự án ở 45–75 triệu đồng, nên 60.000.000 đồng nằm ở khoảng giao của cả hai. Phí dịch vụ ở đây là 8% lương gộp, tức 4.800.000 đồng, chỉ vừa dưới mức trần.

Thuê một trưởng phòng hoặc giám đốc tại Việt Nam tốn bao nhiêu?

Một trưởng phòng hoặc giám đốc với lương gộp minh họa 90.000.000 đồng/tháng tốn khoảng 116.083.800 đồng (4.422 USD) mỗi tháng và khoảng 1,49 tỷ đồng (56.770 USD) mỗi năm trọn gói, đã gồm một tháng lương thứ 13 — đội thêm 29,0% so với lương gộp. Cả hai mức trần giờ đều chạm: các khoản đóng là 12.285.000 đồng thay vì 21.150.000 đồng như khi áp đồng loạt 23,5%, và phí dịch vụ bị trần ở 5.200.000 đồng.

Cẩm nang hr1vietnam đặt giám đốc chức năng và trưởng bộ phận ở mức 90–180 triệu đồng/tháng, còn VnExpress, dẫn báo cáo lương 2026 của Navigos Group, đặt các trưởng khối và giám đốc chức năng trên 100 triệu đồng/tháng, nên 90.000.000 đồng là ngưỡng vào nhóm giám đốc. Ở mức lương này, tỷ lệ đóng thực tế đã giảm còn 13,7% lương gộp, thấp hơn hẳn con số danh nghĩa 23,5%, đó là lý do vì sao nhân sự cấp cao tốn ít hơn theo tỷ lệ.

Thuê một giám đốc quốc gia hoặc giám đốc cấp cao tại Việt Nam tốn bao nhiêu?

Một giám đốc quốc gia hoặc giám đốc cấp cao với lương gộp minh họa 150.000.000 đồng/tháng tốn khoảng 181.058.760 đồng (6.897 USD) mỗi tháng và khoảng 2,33 tỷ đồng (88.941 USD) mỗi năm trọn gói, đã gồm một tháng lương thứ 13. Đây là mức đội thêm nhẹ nhất theo tỷ lệ trong bảng, 20,7% so với lương gộp, vì cả hai mức trần đóng và mức trần phí đều đã áp đầy đủ.

Cũng bộ số liệu Navigos Group 2026 đó đặt giám đốc tài chính ở mức 130–350 triệu đồng/tháng và tổng giám đốc trên 300 triệu đồng, nên một giám đốc quốc gia của doanh nghiệp nước ngoài quy mô vừa với lương 150.000.000 đồng nằm trong khoảng lãnh đạo cấp cao chứ chưa phải đỉnh của khoảng đó. Các khoản đóng là 12.447.000 đồng — nền bị trần ở mức 22,5% cộng 1% bảo hiểm thất nghiệp trên trần thất nghiệp cao hơn là 106.200.000 đồng — tức 8,3% lương gộp theo tỷ lệ thực tế, và phí dịch vụ cố định ở mức trần 5.200.000 đồng.

Thuê một người nước ngoài tại Việt Nam tốn bao nhiêu?

Một người nước ngoài với lương gộp minh họa 90.000.000 đồng/tháng tốn khoảng 115.111.800 đồng (4.385 USD) mỗi tháng và khoảng 1,48 tỷ đồng (56.325 USD) mỗi năm trên hóa đơn, cộng khoản trích lập trợ cấp thôi việc 45.000.000 đồng (1.714 USD) mỗi năm, đưa chi phí cả năm thực sự lên khoảng 1,52 tỷ đồng (58.040 USD). Tỷ lệ đóng phía doanh nghiệp là 22,5% thay vì 23,5%, vì người nước ngoài không đóng bảo hiểm thất nghiệp.

Hai khoản chi phí nằm ngoài các con số này với một nhân sự nước ngoài. Cần có giấy phép lao động và đó không phải một dòng thông thường trên hóa đơn hằng tháng; giấy phép do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh cấp cho người sử dụng lao động đứng tên theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, và thủ tục cùng quy định bảo hiểm xã hội được trình bày trong bài người nước ngoài làm việc tại Việt Nam: giấy phép lao động, bảo hiểm xã hội. Một số phúc lợi miễn thuế cũng phổ biến trong gói dành cho người nước ngoài — một vé máy bay về nước mỗi năm, học phí cho con và trợ cấp chuyển đến — vốn là các khoản ngân sách chứ không phải chi phí luật định.

Vì sao thuê một người nước ngoài tốn hơn một người Việt?

Một người nước ngoài tốn hơn một người Việt ở cùng mức lương khi đã tính cả trợ cấp thôi việc, dù tỷ lệ đóng hằng tháng thấp hơn. Ở lương gộp 90.000.000 đồng, khoản đóng của một người Việt là 12.285.000 đồng/tháng còn của một người nước ngoài là 11.385.000 đồng — con số của người nước ngoài thấp hơn 900.000 đồng vì không có 1% bảo hiểm thất nghiệp — nhưng nhân sự nước ngoài tích lũy trợ cấp thôi việc nửa tháng lương cho mỗi năm làm việc, tức 45.000.000 đồng mỗi năm, điều mà nhân sự người Việt không có.

Lý do trợ cấp thôi việc hành xử khác nằm ở chế độ bảo hiểm thất nghiệp. Với người lao động Việt Nam, mỗi năm được bảo hiểm thất nghiệp chi trả — bắt buộc từ năm 2009 — đều bị trừ khỏi trợ cấp thôi việc theo luật, nên trợ cấp thường bằng không. Người nước ngoài nằm ngoài chế độ đó theo Luật Việc làm 2025, nên không có gì để trừ, và cần dự trù nửa tháng lương cho mỗi năm làm việc ngay từ ngày đầu. Khoản tiết kiệm 900.000 đồng mỗi tháng nhỏ hơn nhiều so với mức tương đương 3.750.000 đồng/tháng của khoản trích lập trợ cấp đó, nên nhân sự nước ngoài là bên đắt hơn trong hai bên một khi đã tính chi phí kết thúc, chưa kể giấy phép lao động.

Chi phí sử dụng lao động nào là tiền mặt trả mỗi tháng, và khoản nào là dòng ngân sách để dành?

Bốn khoản là tiền mặt trên mọi hóa đơn EOR hằng tháng — lương gộp, các khoản đóng phía doanh nghiệp, phí dịch vụ và thuế GTGT 8% — còn lại là những dòng ngân sách bạn để dành và thỉnh thoảng mới chi, như lương tháng thứ 13, phép năm chưa nghỉ trả khi nghỉ việc, trợ cấp thôi việc cho người nước ngoài, và các khoản một lần như giấy phép lao động, thiết bị và tuyển dụng. Hóa đơn tháng là mức chi thường xuyên; các dòng ngân sách là thứ biến mức chi thường xuyên đó thành tổng chi phí năm đầu.

• Trên mọi hóa đơn hằng tháng: lương gộp, khoản đóng phía doanh nghiệp 23,5% hoặc 22,5%, phí dịch vụ 8% trong khoảng sàn và trần, và thuế GTGT 8% trên cả ba dòng.
• Trên hóa đơn, nhưng chỉ trong tháng chi trả: lương tháng thứ 13. Đây không phải nghĩa vụ luật định nhưng là thông lệ thị trường và được ứng viên mặc nhiên trông đợi; khoản này không phát sinh khoản đóng bắt buộc, chỉ có tác động lên phí dịch vụ và thuế GTGT. Cơ chế nằm trong bài lương tháng 13, thưởng Tết.
• Để dành, chi khi nghỉ việc: phép năm chưa nghỉ, trả khi chấm dứt hợp đồng, và — với người nước ngoài — trợ cấp thôi việc nửa tháng lương cho mỗi năm làm việc.
• Một lần, hoàn toàn không nằm trên hóa đơn tiền lương: giấy phép lao động và thị thực cho nhân sự nước ngoài, thiết bị như máy tính xách tay, và phí tuyển dụng hoặc phí môi giới để tìm người.

Ngày nghỉ lễ và phép năm hưởng lương hoàn toàn không phải một dòng riêng với người lao động hưởng lương tháng: tiền lương cho những ngày đó đã nằm trong lương tháng. Chúng chỉ thành tiền mặt khi trả phép chưa nghỉ lúc nghỉ việc, hoặc khi trả thêm lúc có người làm việc vào ngày nghỉ lễ.

Nên dự trù bao nhiêu cho năm đầu của một lần tuyển tại Việt Nam?

Với năm đầu, hãy dự trù hóa đơn cả năm cho vị trí đó — vốn đã gồm mười hai tháng lương, các khoản đóng, phí dịch vụ, thuế GTGT và một tháng lương thứ 13 — rồi cộng thêm các khoản một lần không nằm trên hóa đơn tiền lương: tuyển dụng, thiết bị, và với người nước ngoài, giấy phép lao động cùng khoản trích lập trợ cấp thôi việc. Với các vị trí minh họa ở trên, hóa đơn cả năm chạy từ khoảng 290 triệu đồng (11.047 USD) cho một kỹ thuật viên nhà máy đến khoảng 2,33 tỷ đồng (88.941 USD) cho một giám đốc quốc gia.

Khoản tiền mặt lặp lại thì dễ dự đoán, vì nó là phép tính trên lương. Phần biến động của ngân sách năm đầu là khối chi một lần: chi phí tuyển dụng tùy cách bạn tìm người, thiết bị tùy vị trí, và với người nước ngoài là giấy phép lao động cùng khoản trợ cấp thôi việc bạn bắt đầu trích lập từ ngày đầu tiên. Vì vậy, một con số năm đầu thận trọng là hóa đơn cả năm cộng một khoản dự phòng cho các mục đó, chứ không phải chỉ riêng hóa đơn.

Vì sao tổng chi phí sử dụng lao động giảm khi lương tăng tại Việt Nam?

Tổng chi phí sử dụng lao động giảm theo tỷ lệ trên lương khi lương tăng, vì hai khoản cộng thêm không phải bản thân lương đều ngừng tăng: khoản đóng phía doanh nghiệp đứng yên khi lương vượt trần đóng 50.600.000 đồng, và phí dịch vụ đứng yên ở trần 5.200.000 đồng mỗi tháng. Mức đội thêm trọn gói trong bảng giảm từ 52,1% so với lương gộp ở 15.000.000 đồng xuống 20,7% ở 150.000.000 đồng đúng vì lý do này.

Tỷ lệ đóng thực tế phía doanh nghiệp kể cùng câu chuyện: đầy đủ 23,5% đến 40.000.000 đồng, nhưng còn 20,0% ở 60.000.000 đồng, 13,7% ở 90.000.000 đồng và 8,3% ở 150.000.000 đồng, khi ngày càng nhiều phần lương nằm trên mức trần. Một nhân sự cấp cao tại Việt Nam rẻ hơn tính trên mỗi đồng lương so với nhân sự cấp thấp, ngược hẳn trực giác mà nhiều bộ phận tài chính mang từ các thị trường khác sang. Cơ chế được giải thích đầy đủ trong bài vì sao tuyển nhân sự cấp cao tốn ít hơn.

Những lỗi thường gặp nào làm cao lên hoặc thấp đi chi phí sử dụng lao động tại Việt Nam?

Bốn lỗi lặp đi lặp lại trong các bản bóc tách chi phí đăng trên mạng và âm thầm làm sai con số tổng, mỗi lỗi đều có một câu trả lời đúng rõ ràng. Một số lỗi làm thấp đi chi phí — một mức trần lỗi thời, hay thuế GTGT chỉ tính trên phí dịch vụ — và một số làm cao lên — tính khoản đóng trên tiền thưởng, hay áp một tỷ lệ đóng đồng loạt lên lương cấp cao.

• Dùng mức trần đóng lỗi thời. Các con số chặn khoản đóng ở 46.800.000 đồng/tháng là từ trước 01/07/2026, khi đó là hai mươi lần mức tham chiếu cũ 2.340.000 đồng. Mức trần hiện hành là 50.600.000 đồng/tháng, bằng hai mươi lần mức tham chiếu 2.530.000 đồng theo Nghị định 161/2026/NĐ-CP. Một bản bóc tách vẫn dùng 46.800.000 đồng là đang tính thấp đi khoản đóng của nhân sự cấp cao.
• Tính khoản đóng trên lương tháng thứ 13 và tiền thưởng. Một khoản lương tháng thứ 13, thưởng Tết hay thưởng hiệu quả thực chất nằm ngoài căn cứ đóng theo Nghị định 158/2025/NĐ-CP, nên không phát sinh bảo hiểm xã hội, y tế hay thất nghiệp và không có 2% kinh phí công đoàn. Hãy dự trù đúng khoản thưởng, không phải khoản thưởng cộng 23,5%.
• Tính thuế GTGT chỉ trên phí dịch vụ. Trong quan hệ cho thuê lại lao động, toàn bộ giá trị hợp đồng là doanh thu dịch vụ của nhà cung cấp, nên thuế GTGT 8% áp cho toàn bộ hóa đơn — lương gộp, các khoản đóng và phí dịch vụ — chứ không chỉ riêng phí. Tính thuế GTGT trên riêng phí có thể làm thiếu đi vài triệu đồng tiền thuế mỗi người mỗi tháng.
• Áp một mức trần đóng duy nhất. Có hai mức trần khác nhau trên hai căn cứ đóng khác nhau: căn cứ đóng bảo hiểm xã hội, y tế, tai nạn lao động và công đoàn bị trần ở 50.600.000 đồng/tháng, còn căn cứ đóng bảo hiểm thất nghiệp bị trần riêng ở 106.200.000 đồng/tháng, bằng hai mươi lần lương tối thiểu vùng I. Nhân lương với một tỷ lệ đồng loạt 23,5% bỏ qua cả hai và làm cao lên chi phí của nhân sự cấp cao.

Thuê qua EOR hay tự lập pháp nhân tại Việt Nam rẻ hơn?

Với một đội nhỏ hoặc kế hoạch còn chưa chắc về thời gian, thuê qua EOR thường rẻ hơn tự lập pháp nhân, vì pháp nhân mang những chi phí cố định — đăng ký, trụ sở đăng ký, sổ sách kế toán, kê khai thuế và vận hành tiền lương — vốn tồn tại dù bạn thuê một người hay năm mươi người, trong khi EOR thu theo đầu người. Các khoản đóng bắt buộc phía doanh nghiệp giống hệt nhau ở cả hai cách vì luật quy định, nên phép so sánh thật là phí dịch vụ EOR đối chọi với chi phí vận hành cố định của một pháp nhân.

Cán cân dịch chuyển khi số người tăng: pháp nhân chia chi phí cố định cho nhiều người hơn, còn phí EOR tăng theo mỗi lần tuyển. Điểm nghiêng hẳn về một bên phụ thuộc vào trường hợp của bạn, nên chúng tôi không bịa ra một con số — hãy dựng cả hai con số tổng theo cùng một cách, khoản đóng giống hệt nhau và khác biệt nằm ở phí dịch vụ đối chọi chi phí vận hành cố định của pháp nhân, trình bày ở mục pháp nhân trong bài chi phí EOR tại Việt Nam. EOR cũng khởi động trong vài ngày thay vì vài tháng như lập một pháp nhân.

Tự tính tổng chi phí cả năm của một nhân sự tại Việt Nam thế nào?

Muốn tự tính chi phí cả năm, lấy lương gộp tháng, cộng khoản đóng phía doanh nghiệp bằng 22,5% lương gộp đến 50.600.000 đồng cộng thêm 1% đến 106.200.000 đồng với người Việt, cộng phí dịch vụ bằng 8% lương gộp trong khoảng sàn và trần, cộng thuế GTGT 8% trên cả ba dòng, nhân với mười hai, rồi cộng một tháng lương thứ 13. Kết quả là hóa đơn cả năm; cộng thêm tuyển dụng, thiết bị và — với người nước ngoài — giấy phép lao động cùng trợ cấp thôi việc để ra ngân sách năm đầu.

Bạn không phải tính tay. Công cụ tính chi phí lao động miễn phí của chúng tôi áp đúng cả hai mức trần đóng, điều mà phần lớn công cụ trực tuyến làm sai, và trả về chi phí phía doanh nghiệp ở bất kỳ mức lương nào. Hãy lấy một mức lương thật thay vì số bình quân của cả đội, và lấy một mức lương thứ hai cách xa mức thứ nhất, vì đó là cách làm lộ ra chỗ mà sàn, các mức trần và mức trần phí thay đổi hình dạng của con số.

Điều gì có thể khiến chi phí thực tế của tôi cao hơn các con số này?

Chi phí thực tế của bạn có thể cao hơn các con số minh họa vì vài lý do cụ thể: tiền làm thêm giờ và làm ca đêm, hợp đồng lương thực nhận, các khoản phụ cấp bị kéo vào căn cứ đóng, và các khoản chi một lần của một nhân sự nước ngoài. Không khoản nào bị giấu — tất cả đều xuất phát từ những lựa chọn trong thư mời và hợp đồng.

• Làm thêm giờ và làm việc ban đêm. Bộ luật Lao động quy định tiền làm thêm giờ ít nhất 150% đơn giá giờ bình thường vào ngày làm việc, 200% vào ngày nghỉ hằng tuần và 300% vào ngày nghỉ lễ, cộng thêm 30% cho làm việc ban đêm. Đây là tiền mặt thật nằm trên lương tháng.
• Hợp đồng lương thực nhận (net). Nếu bạn hứa một con số cầm về thay vì lương gộp, thì thuế thu nhập cá nhân và phần bảo hiểm của người lao động — vốn sẽ làm giảm lương của họ — lại trở thành chi phí của bạn, và một tháng lương thứ 13 cũng bị quy đổi thành lương gộp. Với hợp đồng lương gộp, đó là chi phí của người lao động.
• Phụ cấp bị kéo vào căn cứ đóng. Một khoản phụ cấp cố định, đều đặn gắn nhãn "điện thoại" hay "ăn trưa" được ghi vào cơ cấu lương có thể bị thanh tra bảo hiểm xã hội xác định là một phần của căn cứ đóng và bị truy thu. Khoản phụ cấp nào trong và ngoài căn cứ đóng được trình bày trong bài lương tháng 13, thưởng Tết và bài chi phí EOR tại Việt Nam.
• Nhân sự nước ngoài. Giấy phép lao động, khoản trích lập trợ cấp thôi việc, và các phúc lợi cho người nước ngoài như học phí hay vé máy bay về nước làm chi phí năm đầu của một nhân sự nước ngoài vượt quá hóa đơn hằng tháng.

Danh mục kiểm khi lập ngân sách cho một lần tuyển tại Việt Nam

• Bắt đầu từ hóa đơn cả năm cho vị trí: mười hai hóa đơn tháng cộng một tháng lương thứ 13, không phải mười hai tháng lương gộp trơn.
• Dùng mức trần đóng hiện hành 50.600.000 đồng, không phải con số lỗi thời 46.800.000 đồng.
• Áp cả hai mức trần: 50.600.000 đồng cho bảo hiểm xã hội, y tế, tai nạn lao động và công đoàn, và 106.200.000 đồng cho bảo hiểm thất nghiệp.
• Dự trù một tháng lương thứ 13 như thông lệ thị trường được trông đợi, không phát sinh khoản đóng nào trên đó.
• Tính thuế GTGT 8% trên toàn bộ hóa đơn, và tính trước mức 10% từ năm 2027 nếu mức giảm không được gia hạn.
• Với người nước ngoài, dùng 22,5%, và để dành nửa tháng lương cho mỗi năm làm việc để trả trợ cấp thôi việc cùng một giấy phép lao động.
• Cộng khối chi một lần: tuyển dụng, thiết bị, và các phúc lợi cho người nước ngoài nếu có.
• Nếu bạn đưa ra lương thực nhận, hãy dự trù mọi con số đã quy đổi lên lương gộp để tính thuế.
• Lấy một mức lương thật và một mức lương thứ hai cách xa nó, để thấy chỗ mà sàn và các mức trần thay đổi chi phí.

Nguồn và căn cứ pháp lý

• Bộ luật Lao động 2019, số 45/2019/QH14: tiền thưởng (Điều 104), ngày nghỉ lễ (Điều 112: 11 ngày, 13 ngày với người nước ngoài), nghỉ hằng năm và nghỉ có lương khác (Điều 113–115), tiền làm thêm giờ (Điều 98), trợ cấp thôi việc (Điều 46 và 47), cho thuê lại lao động (Điều 52–57)
• Nghị quyết 28/2026/QH16 về phát triển văn hóa Việt Nam: Ngày Văn hóa Việt Nam (24/11) là ngày nghỉ lễ hưởng lương thứ mười hai từ 01/07/2026, thứ mười bốn với người nước ngoài
• Luật Bảo hiểm xã hội 2024, số 41/2024/QH15, hiệu lực từ 01/07/2025: tiền lương làm căn cứ đóng và trần bằng 20 lần mức tham chiếu (Điều 31)
• Nghị định 158/2025/NĐ-CP: khoản nào trong và ngoài căn cứ đóng (Điều 7)
• Luật Việc làm 2025, số 74/2025/QH15: bảo hiểm thất nghiệp, mức trần riêng, và chỉ áp dụng cho công dân Việt Nam
• Nghị định 293/2025/NĐ-CP: lương tối thiểu vùng từ 01/01/2026 (vùng I 5.310.000 đồng)
• Nghị định 161/2026/NĐ-CP: mức tham chiếu 2.530.000 đồng và trần đóng 50.600.000 đồng từ 01/07/2026
• Luật Công đoàn 2024, số 50/2024/QH15: kinh phí công đoàn 2%
• Nghị quyết 204/2025/QH15 và Nghị định 174/2025/NĐ-CP: thuế GTGT 8% đến hết 31/12/2026
• Nghị định 219/2025/NĐ-CP: giấy phép lao động cho người nước ngoài
• Nghị định 145/2020/NĐ-CP: cách tính trợ cấp thôi việc (Điều 8) và cho thuê lại lao động
• Luật Thuế thu nhập cá nhân 2025, số 109/2025/QH15, và Nghị định 253/2026/NĐ-CP: thu nhập từ tiền lương, tiền công và khấu trừ hằng tháng
• Các bậc lương là số tròn minh họa; các khoảng dẫn ra từ nguồn có tên, có mốc thời gian: Báo cáo thị trường lương và tuyển dụng IT Việt Nam 2025–2026 của ITviec, phân tích lương công nhân nhà máy tại Việt Nam của Talentnet (dữ liệu 2024), Báo cáo lương và thị trường lao động 2026 của Navigos Group do VnExpress đưa tin tháng 2/2026, và cẩm nang lương 2025–2026 của hr1vietnam

Nhân Kiệt vận hành tính lương và sử dụng lao động tại Việt Nam từ tháng 4/2009, quản lý hơn 40.000 người lao động cho hơn 500 doanh nghiệp khách hàng tại 34 tỉnh, thành, và có giấy phép hoạt động cho thuê lại lao động số 15/2019/SHCM. Nhân Kiệt niêm yết giá EOR công khai thay vì báo giá theo yêu cầu, và người lao động bắt đầu làm việc trong 5 đến 7 ngày làm việc. Bạn có thể tự dựng chi phí phía doanh nghiệp ở bất kỳ mức lương nào bằng công cụ tính chi phí lao động miễn phí, đọc toàn bộ cơ chế phí trong bài chi phí EOR tại Việt Nam, và xem cách so sánh các nhà cung cấp trong bài danh mục thẩm định trước khi chọn Employer of Record.

Các con số và quy định trong bài phản ánh pháp luật Việt Nam có hiệu lực tại tháng 9/2026 và chỉ mang tính thông tin chung, không phải tư vấn pháp lý hay thuế cho một trường hợp cụ thể. Các con số lương là số tròn minh họa, không phải báo giá; tỷ lệ đóng, mức trần và quy định thuế đều có thể thay đổi, và luật có thể được sửa đổi, nên hãy xác nhận cách áp dụng cho trường hợp của bạn trước khi dựa vào đó.

← Các bài viết khác