Tin tức & cẩm nang

Người nước ngoài làm việc tại Việt Nam 2026: giấy phép lao động và bảo hiểm xã hội cần những gì?

Người viết Nguyễn Quốc Trung — Phó Tổng Giám đốc · Cập nhật 2026-09-03

Doanh nghiệp FDI đưa chuyên gia, giám đốc điều hành hay kỹ sư nước ngoài sang Việt Nam năm 2026 phải làm đúng hai việc song song: giấy phép lao động và bảo hiểm xã hội bắt buộc. Cả hai đều vừa đổi căn cứ pháp lý. Bài viết này dành cho giám đốc và trưởng phòng nhân sự: ai bắt buộc phải có giấy phép, ai được miễn, hồ sơ và thời gian, lao động nước ngoài đóng những loại bảo hiểm nào (và vì sao tỷ lệ khác người Việt), mức phạt khi thiếu giấy phép, và cách xử lý khi công ty mẹ ở nước ngoài chưa có pháp nhân tại Việt Nam.

Năm 2026, người nước ngoài làm việc tại Việt Nam theo nghị định nào?

Văn bản gốc đang điều chỉnh là Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ 07/8/2025 và còn hiệu lực trong năm 2026. Nghị định này gồm 5 chương, 36 điều, và thay thế hoàn toàn Nghị định 152/2020/NĐ-CP cùng Nghị định 70/2023/NĐ-CP — hai văn bản cũ đã hết hiệu lực từ 07/8/2025.

Đây là điểm cần lưu ý đầu tiên cho bộ phận nhân sự: mọi tài liệu, quy trình nội bộ hay bài hướng dẫn cũ còn trích Nghị định 152/2020 hoặc 70/2023 làm căn cứ hiện hành đều đã sai kể từ 07/8/2025. Cần rà lại biểu mẫu và checklist tuyển dụng lao động nước ngoài theo văn bản mới.

Bốn thay đổi lớn của Nghị định 219/2025:

• Gộp thủ tục. Trước đây phải làm riêng "báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài" rồi mới xin giấy phép lao động — nay tích hợp vào chung một bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép.
• Chuyển thẩm quyền cấp phép về Ủy ban nhân dân cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc.
• Rút thời gian. Cấp giấy phép trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ; nếu không cấp, cơ quan phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc.
• Bổ sung diện miễn cho người làm trong lĩnh vực tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số quốc gia và các lĩnh vực ưu tiên.

Nền tảng vẫn là Bộ luật Lao động 2019. Điều 151 đặt điều kiện với người lao động nước ngoài (đủ 18 tuổi, đủ năng lực hành vi dân sự, có chuyên môn và kinh nghiệm phù hợp, đủ sức khỏe, không đang chấp hành án, và phải có giấy phép lao động trừ diện miễn). Điều 152 giới hạn: doanh nghiệp chỉ được tuyển lao động nước ngoài vào vị trí quản lý, điều hành, chuyên gia, lao động kỹ thuật mà lao động Việt Nam chưa đáp ứng.

Ai phải xin giấy phép lao động và ai được miễn?

Nguyên tắc: người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải có giấy phép lao động, trừ các trường hợp thuộc diện miễn theo Điều 154 Bộ luật Lao động 2019 và hướng dẫn tại Nghị định 219/2025.

Các nhóm không thuộc diện cấp giấy phép lao động gồm:

• Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn của công ty TNHH có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên.
• Trưởng văn phòng đại diện/dự án hoặc người chịu trách nhiệm chính hoạt động của tổ chức quốc tế, tổ chức phi chính phủ nước ngoài.
• Vào Việt Nam dưới 03 tháng để chào bán dịch vụ.
• Vào Việt Nam dưới 03 tháng để xử lý sự cố, tình huống kỹ thuật phức tạp.
• Luật sư nước ngoài đã được cấp giấy phép hành nghề tại Việt Nam.
• Di chuyển nội bộ doanh nghiệp trong 11 ngành dịch vụ cam kết WTO.
• Thực hiện thỏa thuận quốc tế; học sinh, sinh viên thực tập; thân nhân thành viên cơ quan đại diện nước ngoài.
• Người làm trong các lĩnh vực ưu tiên mới bổ sung (tài chính, khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo, chuyển đổi số) theo Nghị định 219/2025.

Một cảnh báo quan trọng để tránh mất tiền oan: diện miễn không có nghĩa là khỏi làm gì cả. Hầu hết trường hợp miễn vẫn phải làm văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động; hồ sơ phải nộp trước ít nhất 10 ngày và trong thời hạn 60 ngày so với ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc. Thiếu văn bản xác nhận này, người lao động vẫn bị xử lý như không có giấy phép.

Riêng nhóm lĩnh vực ưu tiên mới (tài chính, khoa học, công nghệ, chuyển đổi số), danh mục và tiêu chí cụ thể do bộ hoặc UBND cấp tỉnh xác nhận. Phần này chưa có hướng dẫn chi tiết thống nhất trên cả nước, nên doanh nghiệp nên hỏi trước cơ quan quản lý lao động địa phương thay vì tự suy diễn người của mình đương nhiên được miễn.

Xin giấy phép lao động cần hồ sơ gì, mất bao lâu?

Từ Nghị định 219/2025, quy trình gọn hơn trước: bước "báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài" nay nằm chung trong bộ hồ sơ đề nghị cấp giấy phép, không còn là hai thủ tục tách rời. Hồ sơ nộp tại UBND cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc.

Về giấy tờ, doanh nghiệp cần chứng minh người lao động đáp ứng điều kiện tại Điều 151 Bộ luật Lao động 2019: giấy tờ chứng minh trình độ chuyên môn/kỹ thuật và kinh nghiệm phù hợp với vị trí, giấy khám sức khỏe, lý lịch tư pháp (không đang chấp hành án), cùng hồ sơ của người sử dụng lao động. Giấy tờ do nước ngoài cấp thường phải hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng — đây là khâu mất nhiều thời gian nhất, cần dự trù trước.

Về thời gian: cơ quan cấp giấy phép trong 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Nếu không cấp, phải trả lời bằng văn bản nêu rõ lý do trong 03 ngày làm việc. Con số 10 ngày này chỉ tính từ khi hồ sơ đã hợp lệ, chưa gồm thời gian chuẩn bị và hợp pháp hóa giấy tờ nước ngoài.

Về thời hạn của giấy phép (Điều 155 Bộ luật Lao động 2019): tối đa 02 năm; khi hết hạn chỉ được gia hạn một lần, thời hạn gia hạn tối đa cũng là 02 năm. Thời hạn cụ thể xác định theo hợp đồng lao động dự kiến hoặc thời hạn bên nước ngoài cử sang, nhưng không quá 2 năm. Nhân sự cần đặt lịch nhắc trước ngày hết hạn: hết hạn giấy phép mà người lao động vẫn làm việc thì bị coi là làm việc không phép.

Người nước ngoài đóng những loại bảo hiểm nào ở Việt Nam?

Căn cứ hiện hành là Luật Bảo hiểm xã hội 2024 (Luật 41/2024/QH15) và Nghị định 158/2025/NĐ-CP (thay thế Nghị định 143/2018/NĐ-CP), cùng hiệu lực từ 01/7/2025.

Người lao động nước ngoài thuộc diện bảo hiểm xã hội bắt buộc khi làm việc theo hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam và có giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề còn hiệu lực. Hai trường hợp loại trừ: người di chuyển nội bộ doanh nghiệp và người đã đủ tuổi nghỉ hưu.

Lao động nước ngoài tham gia các chế độ: ốm đau, thai sản, tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp, hưu trí và tử tuất. Không tham gia bảo hiểm thất nghiệp, vì Luật Việc làm 2025 (Luật 74/2025/QH15) quy định đối tượng đóng bảo hiểm thất nghiệp là công dân Việt Nam. Chính vì thiếu khoản bảo hiểm thất nghiệp mà tỷ lệ đóng của lao động nước ngoài khác với lao động Việt Nam.

Tỷ lệ đóng năm 2026 (không có bảo hiểm thất nghiệp):

• Người lao động nước ngoài đóng 9,5% = BHXH 8% + BHYT 1,5%. (Lao động Việt Nam là 10,5% vì có thêm 1% bảo hiểm thất nghiệp.)
• Doanh nghiệp đóng phần bảo hiểm 20,5% = BHXH 17% + bảo hiểm tai nạn lao động – bệnh nghề nghiệp 0,5% + BHYT 3%. (Với lao động Việt Nam là 21,5% vì có thêm 1% bảo hiểm thất nghiệp.)
• Cộng thêm 2% kinh phí công đoàn trên quỹ lương, tổng chi phí ngoài lương của doanh nghiệp cho lao động nước ngoài là 22,5% (với lao động Việt Nam là 23,5%).

Về trần đóng: tiền lương làm căn cứ đóng bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cao nhất bằng 20 lần mức tham chiếu. Từ 01/7/2026, mức tham chiếu là 2.530.000 đồng/tháng (Nghị định 161/2026/NĐ-CP), nên trần đóng là 50.600.000 đồng/tháng. Lương cao hơn mức này vẫn chỉ đóng bảo hiểm trên nền 50,6 triệu.

Đóng bảo hiểm cho một chuyên gia nước ngoài hết bao nhiêu tiền mỗi tháng?

Ví dụ: một nhà máy điện tử FDI ở Bình Dương thuê một kỹ sư trưởng người Hàn Quốc, lương 70 triệu đồng/tháng, hợp đồng lao động 24 tháng, đã có giấy phép lao động. Người này thuộc diện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc.

Vì lương 70 triệu cao hơn trần, nền đóng bị chặn ở 50.600.000 đồng. Tính trên nền này:

• Người lao động (kỹ sư Hàn Quốc) đóng 9,5% = 50.600.000 × 9,5% = 4.807.000 đồng/tháng.
• Doanh nghiệp đóng phần bảo hiểm 20,5% = 50.600.000 × 20,5% = 10.373.000 đồng/tháng.
• Cộng 2% kinh phí công đoàn = 1.012.000 đồng, tổng chi phí ngoài lương của nhà máy là 50.600.000 × 22,5% = 11.385.000 đồng/tháng.

So sánh cho thấy chênh lệch nằm đúng ở bảo hiểm thất nghiệp: nếu cùng mức lương này mà là một kỹ sư Việt Nam, người lao động sẽ đóng 10,5% = 5.313.000 đồng (nhiều hơn 506.000 đồng, chính là 1% bảo hiểm thất nghiệp), và doanh nghiệp cũng đóng thêm đúng 1% đó. Nói cách khác, dùng lao động nước ngoài không "đắt hơn" về bảo hiểm — phần đóng thấp hơn một chút vì bỏ bảo hiểm thất nghiệp, đổi lại người lao động không được hưởng trợ cấp thất nghiệp tại Việt Nam.

Lưu ý: nếu mức lương thực tế thấp hơn hoặc bằng 50,6 triệu thì đóng trên chính mức lương đó, không dùng trần.

Dùng lao động nước ngoài không có giấy phép bị phạt bao nhiêu?

Chế tài nằm ở Điều 32 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Người sử dụng lao động dùng lao động nước ngoài không có giấy phép lao động, hoặc không có văn bản xác nhận không thuộc diện cấp phép còn hiệu lực, bị phạt theo số người vi phạm.

Mức phạt áp dụng cho tổ chức (doanh nghiệp):

• Vi phạm với 01–10 người: từ 60.000.000 đến 90.000.000 đồng.
• Vi phạm với 11–20 người: từ 90.000.000 đến 120.000.000 đồng.
• Vi phạm với từ 21 người trở lên: từ 120.000.000 đến 150.000.000 đồng.

Mức áp dụng cho cá nhân bằng một nửa các con số trên (30–45 / 45–60 / 60–75 triệu đồng). Bản thân người lao động nước ngoài làm việc không có giấy phép hoặc văn bản xác nhận bị phạt 15.000.000 đến 25.000.000 đồng và bị áp dụng hình thức xử phạt bổ sung là trục xuất.

Hai điểm dễ bị bỏ qua: một là phạt tính theo đầu người, nên chỉ cần vài chuyên gia thiếu giấy tờ là số tiền cộng dồn rất nhanh; hai là thiếu văn bản xác nhận thuộc diện miễn cũng bị xử như không phép — doanh nghiệp tưởng người của mình được miễn nên không làm gì, vẫn dính phạt.

Công ty mẹ ở nước ngoài chưa có pháp nhân tại Việt Nam thì thuê người thế nào?

Đây là tình huống rất phổ biến với tệp FDI: tập đoàn mẹ muốn cử người sang khảo sát, vận hành dự án hoặc chạy thử thị trường, nhưng chưa lập công ty, chi nhánh hay văn phòng đại diện tại Việt Nam.

Vướng mắc pháp lý nằm ở Điều 2 Nghị định 219/2025: chỉ những chủ thể có hiện diện tại Việt Nam mới được đứng ra sử dụng và bảo lãnh xin giấy phép lao động — gồm doanh nghiệp, cơ quan/tổ chức, nhà thầu, cơ quan đại diện ngoại giao, tổ chức quốc tế, cá nhân được phép kinh doanh, cùng văn phòng đại diện/chi nhánh của thương nhân nước ngoài và văn phòng điều hành nhà đầu tư trong hợp đồng BCC. Một pháp nhân nước ngoài không có hiện diện tại Việt Nam không nằm trong danh sách này, nên không thể trực tiếp bảo lãnh giấy phép lao động.

Diện "di chuyển nội bộ doanh nghiệp" cũng không cứu được tình huống này, vì nó chỉ áp dụng khi doanh nghiệp nước ngoài đã thành lập hiện diện thương mại tại Việt Nam và người lao động đã được tuyển dụng liên tục ít nhất 12 tháng trước khi cử sang. Chưa có hiện diện thì không được coi là di chuyển nội bộ.

Ba hướng xử lý hợp pháp:

• (a) Lập hiện diện thương mại — thành lập công ty vốn FDI, chi nhánh hoặc văn phòng đại diện tại Việt Nam, rồi để pháp nhân này đứng ra bảo lãnh giấy phép lao động. Phù hợp khi tập đoàn xác định đầu tư dài hạn.
• (b) Dùng một pháp nhân Việt Nam làm người sử dụng lao động chính thức — mô hình hợp thức hóa lao động/EOR: pháp nhân Việt Nam ký hợp đồng lao động, đứng tên xin giấy phép lao động và đóng bảo hiểm xã hội cho người nước ngoài. Phù hợp khi cần đưa người sang nhanh, chưa muốn hoặc chưa kịp lập pháp nhân riêng.
• (c) Trường hợp là nhà thầu trúng thầu tại Việt Nam thì theo thủ tục dành cho nhà thầu, có sự tham gia của chủ đầu tư hoặc bên mời thầu.

Doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu?

Một trình tự thực tế để làm đúng ngay từ đầu, thay vì chữa cháy khi bị kiểm tra:

1. Phân loại người lao động. Xác định người đó thuộc diện phải có giấy phép lao động hay diện miễn. Nếu miễn, vẫn phải xin văn bản xác nhận không thuộc diện cấp phép, nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày (và trong vòng 60 ngày) so với ngày dự kiến làm việc.
2. Xác định pháp nhân đứng tên. Đã có pháp nhân tại Việt Nam để làm người sử dụng lao động chưa? Nếu chưa, chọn ngay hướng (a), (b) hoặc (c) ở mục trên trước khi đưa người sang.
3. Chuẩn bị hồ sơ gộp (báo cáo nhu cầu + hồ sơ cấp giấy phép), nộp tại UBND cấp tỉnh nơi dự kiến làm việc. Dự trù 10 ngày làm việc xử lý, cộng thời gian hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng giấy tờ nước ngoài.
4. Đăng ký bảo hiểm đúng lúc. Ngay khi có giấy phép lao động và hợp đồng lao động từ đủ 12 tháng, đăng ký đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc: người lao động 9,5%, doanh nghiệp 20,5% phần bảo hiểm, không có bảo hiểm thất nghiệp, nhớ trần 50,6 triệu đồng.
5. Theo dõi hạn giấy phép. Đặt lịch gia hạn trước khi hết hạn (chỉ được gia hạn một lần, tối đa 2 năm). Hết hạn mà vẫn làm việc là vi phạm.

Làm đúng chuỗi này thì cả giấy phép lao động lẫn bảo hiểm đều khớp nhau về thời điểm, tránh khoảng trống khiến người lao động vừa không được bảo vệ vừa khiến doanh nghiệp chịu phạt.

Câu hỏi thường gặp

Người nước ngoài ký hợp đồng lao động dưới 12 tháng có phải đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc không?

Không. Điều kiện đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc là hợp đồng lao động xác định thời hạn từ đủ 12 tháng trở lên với người sử dụng lao động tại Việt Nam, kèm giấy phép lao động hoặc chứng chỉ hành nghề còn hiệu lực. Hợp đồng ngắn hơn 12 tháng không thuộc diện này. Lưu ý điều kiện về giấy phép lao động vẫn phải đáp ứng độc lập với chuyện bảo hiểm.

Giấy phép lao động có thời hạn tối đa bao lâu và gia hạn được mấy lần?

Tối đa 02 năm, và chỉ được gia hạn một lần với thời hạn gia hạn tối đa cũng là 02 năm. Sau lần gia hạn đó, nếu tiếp tục sử dụng người lao động thì thường phải làm thủ tục cấp mới. Thời hạn cụ thể của từng giấy phép xác định theo hợp đồng lao động dự kiến hoặc thời hạn bên nước ngoài cử sang, nhưng không vượt quá 2 năm.

Người nước ngoài góp vốn bao nhiêu thì được miễn giấy phép lao động?

Từ 3 tỷ đồng trở lên. Chủ sở hữu hoặc thành viên góp vốn công ty TNHH, và Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần, có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên thì thuộc diện miễn giấy phép lao động. Dù được miễn, vẫn phải làm văn bản xác nhận không thuộc diện cấp phép, nộp hồ sơ trước ít nhất 10 ngày (và trong vòng 60 ngày) so với ngày dự kiến làm việc.

Diện được miễn giấy phép lao động có phải làm thủ tục gì không?

Có. Hầu hết trường hợp miễn vẫn phải xin văn bản xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động; hồ sơ phải nộp trước ít nhất 10 ngày và trong thời hạn 60 ngày so với ngày người lao động dự kiến làm việc. Không có văn bản xác nhận này, người lao động vẫn bị xử lý và doanh nghiệp bị phạt như trường hợp không có giấy phép.

Từ năm 2026 nộp hồ sơ xin giấy phép lao động ở đâu?

Tại UBND cấp tỉnh nơi người lao động dự kiến làm việc. Nghị định 219/2025 đã chuyển thẩm quyền cấp phép về cấp tỉnh và gộp bước báo cáo nhu cầu vào chung bộ hồ sơ, nên doanh nghiệp chỉ nộp một lần thay vì tách hai thủ tục như trước.

---

Đưa lao động nước ngoài vào Việt Nam đúng luật là việc phối hợp giữa giấy phép lao động, hợp đồng và bảo hiểm — sai lệch một khâu là phát sinh rủi ro phạt và khoảng trống quyền lợi. Nếu công ty mẹ chưa có pháp nhân tại Việt Nam, hoặc bộ phận nhân sự muốn có một đầu mối đứng tên người sử dụng lao động và lo trọn hồ sơ, có thể tham khảo dịch vụ [hợp thức hóa lao động](/hop-thuc-hoa-lao-dong/) và mô hình [EOR tại Việt Nam](/eor-vietnam/) của Nhân Kiệt để chọn hướng đi phù hợp với kế hoạch của doanh nghiệp.

← Các bài viết khác